¿Cómo ayuda Project Server a la PMO, al PM y a los Miembros del Equipo?

Project Server 2013 es un producto bastante complejo, con una gran abanico de funcionalidades que ofrecen la capacidad de cubrir todos los aspectos de la gestión de proyectos dentro de una empresa: desde la gestión de la demanda, pasando por la planificación de la cartera hasta el propio ciclo de vida de los proyectos. Y es a partir de estos grandes bloques funcionales como suele explicarse qué es lo que puede hacer el sistema. Sin embargo, en esta entrada vamos a orientar el qué hace el producto a través de los roles más importantes involucrados en cada fase del proyecto: Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), Responsable del Proyecto (PM) y miembros del equipo (Team Members).

PMO

Hace poco leí el siguiente artículo acerca de lo qué es y lo que no es la PMO y voy a usar parte del listado de funcionalidades que enumera para indicar cómo las resuelve Project Server 2013:

  • Gestión de recursos. La disponiblidad de los recursos existentes y la capacidad de los mismos se puede controlar en Project Server desde el módulo de Recursos y también desde el de Gestión de la Cartera de Proyectos dónde, además, es posible realizar simulaciones para planificar la contratación de recursos internos o externos según los proyectos que se quieran introducir en la cartera.
  • Gestión de las peticiones de proyectos nuevos dentro de la empresa. Como ya explicamos en nuestro primer post Cómo realizar la Gestión de la Demanda en Project Server 2013, se ha introducido en esta nueva versión la capacidad de utilizar una lista de Sharepoint como lista de ideas/propuestas de proyectos. Se puede utilizar un sencillo flujo de aprobación para validar qué ideas pueden pasar a ser analizadas dentro de la cartera de proyectos.Para ello, las aprobadas se pueden convertir en un nuevo proyecto desde la propia lista, mapeando los campos de la misma con los que se desee en Project Server.
  • Gestión de la cartera de proyectos. Desde su versión 2010 Project Server dispone de un módulo de gestión de la cartera de proyectos. Este sería el resumen de funciones disponible en el mismo:
    • Definición de impulsores de negocio (Business Drivers) que servirán para determinar qué proyectos se alinean mejor con las necesidades empresariales.
    • Selección de proyectos para realizar simulaciones a partir de su alineación con los planes de negocio
    • Simulación de la cartera a partir de límites de costos, entrando o saliendo proyectos en la misma según un límite total para todos los proyectos.
    • Simulación de la cartera a partir de los recursos necesarios para realizar los proyectos incluidos en la misma. Las carencias de recursos aparecen en la simulación y se pueden realizarse proyecciones añadiendo recursos propios o externos o eliminando proyectos hasta que cuadren los recursos existentes.
  • Prevención de riesgos en los proyectos y generación de planes de contingencia. Se suele generar una lista global de riesgos para todos los proyectos, con una puntuación para cada uno de ellos y, en algunos casos, algún mecanismo de ponderación. De esta forma, se consigue una valoración estándar y objetiva de los riesgos de todos los proyectos. Para implementarlo, se suele crear una lista de Sharepoint a nivel global de la que heredan los sitios de proyectos y que es dónde el gestor del proyecto puntúa los riesgos. También se puede implementar a través de campos personalizados de Project Server, pero complica su mantenimiento.Aunque el sitio documental de los proyectos contiene listas para introducir los riesgos y los problemas (issues) del proyecto, estos se relacionan más con los surgidos una vez que el proyecto ya está en marcha, no con una planificación de riesgos global de negocio.
  • Definición de procesos y metodologías de trabajo. Los procesos de negocio se definen a través de flujos de trabajo de Project Server cuando se afectan al ciclo de vida del proyecto y/o de Sharepoint para las bibliotecas de documentos.
  • Gestión económica de los proyectos (planes, previsiones, reasignaciones). Aunque Project Server no dispone de un módulo de gestión económica propiamente dicho, se pueden generar campos personalizados a nivel de proyecto para recoger los datos económicos del mismo y tratarlos mediante flujos de Project Server. Mediante algún desarrollo personalizado se podría enlazar esta información con otras herramientas de la empresa orientadas a la gestión económica (ERP’s en general y SAP en particular).
  • Mantenimiento de la documentación. Se pueden generar bibliotecas tanto a nivel de la colección de sitios de PWA como de los sitios documentales de cada proyecto. Y también se pueden generar flujos para la gestión de las aprobaciones de dicho documentación.
  • Recolección de métricas, KPIs, Cuadros de Mandos e Informes a Dirección. Mediante las funcionalidades de Business Intellgence de Sharepoint y, muy especialmente, gracias a la combinación de PowerQuery, PowerPivot y Excel Services, es posible la generación de prácticamente cualquier tipo de informe y Cuadro de Mandos. Los datos se pueden obtener a partir del cubo OLAP de Project Server generado en la base de datos (On Premise) o mediante consultas al servicio oData (Online y On Premise). También mediante oData se pueden consultar las listas y bibliotecas de Sharepoint.
  • Prevención de desvíos en tiempo o esfuerzo. Además de tener acceso a las planificaciones de todos los proyectos, la PMO puede generar informes y KPIs que identifiquen desvios respecto a la planificación inicial.

PM

Una vez un proyecto ha sido incluido en la cartera, asignándole una fecha de inicio prevista (según el encaje del mismo con las necesidades de negocio y el resto de proyectos), es cuando empieza el “trabajo” del PM. Este perfil es el encargado de la gestión del proyecto, lo cuál puede resumirse en las siguientes funciones:

  • Gestión de recursos. La elección del equipo del proyecto que ha de llevarlo a cabo  puede realizarse a partir de una planificación preliminar generada por la PMO en la fase de estudio del proyecto o desde cero, seleccionando los recursos según la disponibilidad actual de los mismos.
  • Planificación de las tareas (schedule). Todo proyecto consta de una serie de tareas, englobadas en hitos que deben cumplirse en el tiempo. La PDP “Planificación” permite al Responsable del Proyecto generar tareas, asignarles una fecha de inicio y de fin y asignarles uno o varios recursos encargados de llevarla a cabo.
  • Gestión de los riesgos. El PM completará la información de los riesgos globales definida por la PMO para todos los proyectos y también gestionará los riesgos e incidencias no contemplados desde las listas que ofrece Project Server en el sitio del proyecto.
  • Gestión de la documentación. La documentación definida por la PMO estará disponible en las plantillas de sitios de proyecto y el PM será el responsable de que esté completa en la forma y tiempo indicados.

Miembros del Equipo

La función de los miembros del equipo consiste en ir completando el avance de las tareas asignadas e informar de los horas imputadas a los proyectos asignados o a otras actividades. Debido a la limitación de su perfil, el costo de licenciamiento de estos usuarios en Project Online 2013 es muy bajo.

  • Imputación de horas de trabajo. Esta labor se realiza mediante el módulo del “Parte de Horas” (TimeSheet). En el parte de horas no se imputan sólo las horas dedicadas a las tareas de un proyecto sino también las bajas por enfermedad, vacaciones, tareas administrativas…El sistema admite que se deban aprobar estas imputaciones. La persona asignada para su aprobación se especifica en el perfil de cada usuario en el apartado “Responsable del Parte de Horas” (TimeSheet Manager)
  • Completar avance de las tareas. Cuando se asigna una tarea a un miembro del equipo este debe reportar el tiempo y/o el avance de cada tarea respecto a su planificación inicial. Este avance puede indicarse en forma de porcentaje, trabajo restante o cambiando la fecha de fin de la tarea. El módulo que permite a los miembros del equipo realizar esta labor es el de “Tareas” (Tasks). Como en el caso anterior, el avance enviado normalmente será enviado para su aprobación al “Propietario de la Asignación” (Assignement Owner). Este usuario será el que haya creado la tarea en la planificación del proyecto por lo que, normalmente, será el PM. Sin embargo, si se cambia de Responsable de Proyecto, el sistema no asigna automáticamente las tareas creadas al nuevo PM, con lo que deben reasignarse las tareas en curso y las futuras al nuevo usuario de forma manual.

Conclusión

En este artículo hemos tratado de enumerar, aunque sea someramente, cómo los perfiles más involucrados en el ciclo de vida de un proyecto tienen respuesta a sus necesidades a través de las diferentes opciones que ofrece Project Server 2013. De esta forma, es más fácil identificar qué módulos son interesantes para el negocio dependiendo, por ejemplo, de si se tiene una PMO o no, en cuyo caso el PM probablemente asumirá una parte de sus funciones.

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