¿Cómo implementar Kanban en Project Server 2013?

Desde este blog vamos a tratar de poner ejemplos de implantación de algunas metodología ágiles de gestión de proyectos en Project Server. Y hemos decidido comenzar por Kanban. Esta metodología es conocida por su tablero visual con post-its, dónde los miembros del equipo tienen una visual global del flujo de tareas dentro del proyecto.

No vamos a realizar un resumen de Kanban, durante el desarrollo del artículo se comentarán algunas de las características de esta técnica y cómo se implementan. No obstante, existe mucha información en internet sobre Kanban respecto y nosotros ofrecemos los siguientes enlaces:

Crear un nuevo tipo de proyecto

Como Kanban no necesita de una planificación de tareas tradicional en formato Gannt, crearemos un nuevo tipo de proyecto basado en listas de tareas de Sharepoint. Esto nos permite acceder desde el Centro de Proyectos y usar campos empresariales, pero las tareas no se editan desde la PDP de Planificación (Schedule) si no desde el propio sitio de proyecto. Como plantilla de sitio seleccionaremos la que provee el sistema por defecto.

PanelKanbanCrearTipoProyecto

Una vez creado el tipo de proyecto “Kanban”, crearemos un nuevo proyecto basado en el mismo. Este nuevo proyecto servirá como plantilla de sitio documental del tipo de proyecto Kanban una vez se haya acabado de configurar.

Crear y configurar el panel Kanban

Tras crear el nuevo proyecto, añadimos una biblioteca de páginas en la que alojar el panel Kanban. Puede ser de tipo Wiki o de Webparts. En el ejemplo que vamos a utilizar se ha creado de tipo Wiki y se han eliminado las dos páginas que Sharepoint genera por defecto.

PanelKanbanCrearBibliotecaPaginas

Antes de crear la página para gestionar el panel Kanban iremos a la lista de tareas que se genera para el proyecto y modificaremos los estados disponibles para la columna “Task Status” para adecuarlos a los que se deseen utilizar dentro de nuestra organización. Para el ejemplo, simplemente trabajaremos con los siguientes: To do, In progrees, Done.

A continuación, crearemos tantas vistas como paneles se vayan a visualizar por parte del equipo durante la gestión del proyecto. En nuestro ejemplo, hemos creado una vista para cada uno de los valores indicados anteriormente para la columna “Task Status”, filtrando los elementos que se mostrarán por el valor correspondiente. Por ejemplo, para la vista “To do”, se mostrarán únicamente los elementos de la lista de tareas cuyo valor del campo “Task Status” sea igual a “To do”:

PanelKanbanCrearVistas

Una vez tengamos las vistas configuradas, se procederá a crear la página que contendrá el Panel Kanban. En el ejemplo, la hemos llamado “Kanban Board”. Se ha utilizado el layout de tres columnas con encabezado. En caso de tener más estados que mostrar, se debería de crear un layout con tantas columnas como estados se necesiten. Hay que tener en cuenta también la capacidad del área de representación: si se tienen 20 estados, díficilmente se podrán mostrar de forma adecuada por pantalla. Una solución sería mostrarlos uno debajo del otro.

Una vez añadidos los webparts para cada uno de las vistas existentes, tendremos algo parecido a lo que se ve en la imagen:

PanelKanbanQuickEditFullView

Se resalta en amarillo el título de los webparts ya que en el mismo se ha incluido el número máximo de elementos admitidos en cada fase del flujo (work-in-progress). Este número puede variar con el tiempo y surge del aprendizaje del equipo respecto a la capacidad de manejo de tareas simultáneas sin que se produzcan cuellos de botella (bottlenecks).

Si, debido al número de columnas añadidas en cada webpart o por el número de webparts añadidos a la página, la visualización de los elementos es defectuosa, se puede mejorar eliminando el menú lateral de la izquierda mediante el botón “Focus on Content”, resaltado en amarillo en la imagen:

PanelKanbanAmpliarPantalla

Hacemos notar que en Project Online, las listas de tareas se muestran por defecto en modo de edición rápida (Quick Edit). Esto tiene sus ventajas y sus inconvenientes para la forma de trabajar con el panel Kanban.

En la edición rápida, se puede cambiar directamente el estado de la tarea, lo que se parece bastante a la acción manual de mover el post-it de una columna a otra:

PanelKanbanQuickEdit

Sin embargo, aunque se pulse el enlace “Stop” (editing this list), únicamente desaparece la tarea de la vista en la que tenía el estado anterior, pero no pasa a la vista del nuevo estado (“In progress” en el ejemplo).

PanelKanbanQuickEditStopEditing

PanelKanbanQuickEditStopEditingSave

Para que se refleje el cambio de estado se debe refrescar el navegador (recargando la página actual o pulsando F5).

PanelKanbanQuickEditStopEditingF5

Otra opción sería deshabilitar el modo de edición rápida de la lista de tareas (desde las “Opciones avanzadas” de la configuración de la misma). En este caso, habría que editar cada uno de los elementos para poder cambiar su estado:

PanelKanbanNormalEdit

Una vez se abra el formulario de edición de la tarea, simplemente habría que añadir los comentarios que se consideraran adecuados, cambiar el valor del campo “Task Status” y guardar los cambios:

PanelKanbanNormalEditChangeStatus

Al volver a la página con el panel de Kanban, las tareas se mostrarán correctamente según su status:

PanelKanbanQuickEditStopEditingSave

Si se opta por trabajar de esta forma, el campo “Task Status” se puede eliminar de las vistas, ya que el título del webpart indica en que estado se encuentran las tareas y es redundante. Sólo tiene sentido en la edición rápida, ya que permite modificar el estado de la tarea sin necesidad de entrar a editarla.

Métricas e indicadores

En la metodología Kanban existen dos indicadores importantes: lead time y cycle time.

  • Lead Time: Se mide el tiempo que se tarda desde que se realiza una petición hasta que se entrega la misma.
  • Cycle Time: Se mide el tiempo que se tarda desde que se inicia el trabajo relacionado con una petición hasta que se finaliza la misma.

Para poder realizar un seguimiento de estos indicadores se pueden crear tantos campos de fecha de inicio y fin para cada tarea como estados se estén utilizando. La actualización de estas fechas se puede realizar de forma manual (al editar la tarea cuando se inicia la misma y al darla por finalizada y cambiar su Status) o implementando un flujo mediante Sharepoint Designer que automatice el registro temporal de los cambios de estado.

Conclusión

Hemos tratado de dar una solución práctica a la metodología Kanban dentro de Project Server/Online. El famoso tablero Kanban se reduce a una serie de vistas en la que mostrar los estados en los que se encuentran las tareas dentro del flujo de trabajo. No hemos entrado en añadir desarrollo javascript para mejorar la experiencia de usuario mediante “drag & drop” de las tareas dentro del panel o refrescar la página automáticamente al cambiar el estado de una tarea en la edición rápida, no era el objetivo del post. Pero creemos que la adaptación del proceso al producto es suficiente para poder desarrollar esta metodología mediante Project Server.

Próximamente dedicaremos un artículo a la implementación de Scrum en Project Server, basándonos en un caso de éxito de uno de nuestros clientes.

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