Gestión económica de los proyectos con Project Server

Project Server no ofrece un módulo concreto para la gestión económica de los proyectos pero existe un motivo para esto: la gestión financiera de los proyectos es algo bastante personal de cada empresa, incluso dentro del mismo sector. Depende mucho de lo que se desee controlar en los proyectos, del énfasis que se haga en unos KPI’s u otros, de si ya existe algún ERP desde el cuál se haga esta gestión, de lo que se desee mostrar en el centro de proyectos…Así pues, Project Server ofrece una serie de herramientas que se deben moldear a la medida de cada empresa y proceso de negocio. Porque, lo que se debe de entender, es que Project Server es un software para la gestión de proyectos pero no para la gestión de procesos. Y la gestión económica de un proyecto es un proceso de negocio.

¿Cómo se puede plantear la gestión finaciera de los proyectos? Microsoft ya publicó un “white paper” al respecto: Project Server 2010: A financial management solution for projects, programs and portfolios (white paper). Aunque se trata de un documento generado para la versión 2010, conceptualmente es válido para Project Server 2013/Online. Recomendamos vehemente su lectura. No obstante, a continuación pasamos a resumir los aspectos que se comentan en el mismo:

  • Recoger la información económica del proyecto (costes y beneficios) desde la fase de gestión de la demanda e ir actualizándola y refinándola a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
  • Tratar de centralizar la introducción de los datos económicos desde Project Server, para que haya un único punto de entrada de la misma y mejorar así la productividad. Sin embargo, hay que tener en cuenta también la integración con ERP’s si esta gestión financiera ya se llevara desde los mismos.
  • Involucrar al Dpto. Financiero en la gestión de la cartera de proyectos ya que tiene un mayor conocimiento estratégico de la empresa y un mayor peso en la toma de decisiones.
  • Con Project Server se produce una mejora de la presupuestación de los proyectos al poder incluir el coste de los recursos planeados (de trabajo o material).
  • Mediante los flujos de trabajo se puede automatizar la aprobación de solicitudes de ampliación de presupuesto y registrar las mismas.
  • La herramienta “Análisis de la cartera” (Portfolio Analysis) permite analizar cómo diferentes restricciones de coste afectan a la cartera de proyectos, sacando fuera de la misma los proyectos menos rentables.
  • Gracias a Excel Services (y con la inestimable ayuda de Power Query) se pueden realizar diferentes informes que ayuden en la toma de decisiones. Y aquí, reafirmar que nada más personalizado en cualquier proyecto que los informes. Lo que también se comenta en el “white paper” (y que mi experiencia me indica que es ciertamente algo muy importante) es que los informes hay que tenerlos claros desde el principio del proyecto, es decir, hay que saber qué información se desea mostrar en los mismos para poder recogerla adecuadamente y que no haya que cambiar al final parte del trabajo realizado para adecuarlo a los informes. Recordemos que, además, tenemos ciertas restricciones en el número de campos accesibles mediante el API REST de Project Server/Online, que es la que se utiliza para los informes. Podría pasar que se añadiese un campo a última hora y que no se pudiera mostrar en los informes (hay soluciones, pero más vale prevenir que curar…)

A continuación, vamos a tratar de dar una visión pragmática sobre lo que se ha comentado en el punto anterior y qué hay que tener en cuenta a la hora de implementar la gestión económica de los proyectos en Project Server.

Campos empresariales personalizados

Lo más natural parecería mantener la información económica del proyecto mediante campos empresariales, especialmente si se desea mostrar indicadores del estado financiero de los proyectos en el “Centro de Proyectos” (Project Center). Sin embargo, con los mismos no se puede mantener una estructura de información demasiado compleja (nada de tratar de replicar un Excel mínimamente complejo) ni tampoco son recomendables para mantener información cambiante en el tiempo. Por ejemplo, si se tiene un valor de coste que debe informarse trimestralmente, sería posible mantenerlo con un campo empresarial por cada uno de los trimestres. Pero esto se convierte en un engorro con el tiempo: habría que crear tantos campos como cuatrimestres y años.

Listas de Sharepoint

En general, es recomendable mantener la información económica de los proyectos en listas de Sharepoint: son mucho más flexibles que los campos empresariales y permiten mantener estructuras parecidas a una hoja de cálculo (Sharepoint está más orientado al modelado de procesos de negocio que Project). Los cálculos, si no son demasiado complejos, pueden realizarse mediante campos calculados. En todo caso, sería posible extenderlos mediante desarrollos personalizados o flujos de trabajo. Sin embargo, esto tiene un inconveniente: ni Sharepoint puede leer la información de Project ni Project la de Sharepoint. Con lo que cual, no es posible que un campo empresarial de Project muestre información que resida en Sharepoint out-of-the-box, aunque sí se podría conseguir extendiendo la funcionalidad mediante desarrollo.

No obstante, desde una PDP de Project sí que es posible mostrar los elementos de una lista de Sharepoint, con lo que la información económica que se mantuviera en ella podría mostrarse fácilmente dentro del proyecto. Otra de las ventajas es que se podría actualizar esta información desde la propia PDP, con lo que su mantenimiento sería trasparente para el perfil encargado de realizar esta tarea (PM y/o PMO habitualmente).

Informes

Como hemos comentado anteriormente, se suele demandar con frecuencia varios indicadores del estado financiero del proyecto desde el propio “Project Center”. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de los cálculos o de si es posible o no realizar un desarrollo que sincronice la información de una lista de Sharepoint con un campo empresarial, a veces esto no es posible o es demasiado complejo.

La solución sería generar un informe (mediante Excel y Power Query, que tiene acceso tanto a las listas de Sharepoint como a los datos de Project) del estado financiero de los proyectos. O, mejor dicho, como siempre se va a pedir un informe del estado financiero de los proyectos, se deben añadir al mismo los indicadores que no se pudieran mostrar en el “Centro de Proyectos”.

Integración con otros sistemas

Si la gestión financiera de los proyectos se está realizando ya en otro sistema (habitualmente un ERP) sólo hay dos formas de integrarse con el mismo:

  • Que exista algún componente (del propio ERP o de un tercero) que permita enlazar la información del sistema en el que se mantienen los datos económicos con Project y/o Sharepoint.
  • Realizar un desarrollo a medida que sincronice ambos sistemas.

Herramientas de terceros

Existen algunos fabricantes que han desarrollado módulos para realizar la gestión económica de los proyectos desde el propio Project Server o para integrarse con algún ERP del mercado. A continuación, enumeraremos algunos:

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