Gestión de bolsas de horas e incidencias con Project Server

Muchos clientes nos preguntan cómo integrar herramientas de gestión de incidencias o bolsas de horas en Project Server ya que tienen la necesidad de gestionar tanto los problemas que puedan surgir durante el transcurso y finalización de un proyecto como bolsas de horas que no se interpretan como algo nuevo y sin relación con un proyecto ya cerrado.

En algunos casos, es posible que exista cierta integración entre estas herramientas y Project Server o Sharepoint. Sin embargo, si no se requiere alguna funcionalidad muy específica, nosotros recomendamos utilizar las capacidades de Sharepoint para gestionar este tipo de requisitos dentro del mismo sitio de proyecto.

Lo solución consiste en crear un tipo de contenido de tipo tarea para estas necesidades. De hecho, sería conveniente generar uno para las bolsas de horas y otro para las incidencias. Además, al crearse a nivel de la colección de sitios de PWA, están disponibles para todos los sitios de proyecto. Para utilizarlos, simplemente hay que crear una lista en el sitio de proyecto que herede del tipo de contenido que interese. En este punto, podemos valorar dos aproximaciones: generar las dos bibliotecas en la plantilla de los sitios de proyecto (con lo que estarían disponibles para todos los proyectos, las usen o no) o bien, crearlas solo para los sitios de los proyectos que lo requieran. Personalmente, prefiero la segunda, crearlas bajo demanda: es posible que un proyecto tenga más de una bolsa de horas, encadenando planes de mantenimiento, por ejemplo.

Las herramientas existentes en el mercado suelen tener dos funcionalidades básicas que no se pierden con el planteamiento que estamos presentando:

  • Flujos de trabajo personalizados para aprobación o gestión de las tareas asignadas al equipo. Con Sharepoint Designer podemos generar un flujo de trabajo que cubra las necesidades de cada uno de los tipos de contenido, estandarizando así la gestión para todos los proyectos. Por otro lado, si fuera necesario un flujo personalizado para algún proyecto en concreto, es posible generarlo a nivel de la lista concreta de su sitio.
  • Informes para mostrar el estado de las tareas (Reporting). Obviamente, los productos que se encuentran en el mercado ya tienen definidos una serie de informes estandar para hacer un seguimiento de las incidencias o tareas asignadas al equipo. En este caso, sería necesario generar unos informes a medida con Excel y Power Query para cubrir esta necesidad.

¿Y no se podría utilizar de alguna manera el tipo de proyecto lista de tareas de proyecto de Sharepoint (SharePoint Tasks List Projects)?. Bueno, podría utilizarse, pero solo si se considera que la bolsa de horas es un proyecto independiente ya que, con funcionalidad out-of-the-box, no sería posible relacionarla con el proyecto padre (a excepción de incluir un campo para informar el código de proyecto de origen).

No obstante, el mayor handicap de este tipo de proyectos es que no permiten utilizar flujos de trabajo de Project para su gestión: se pueden utilizar los campos empresariales personalizados (Enterprise Custom Fields), abrir el proyecto desde la versión de escritorio …pero no utilizar flujos de Project. Esto implica que no se podría generar un tipo de proyecto “Bolsa de Horas”, por ejemplo, con un flujo de trabajo y una información específica del mismo. Sí se podrían usar los flujos de Sharepoint de la misma manera en que los hemos planteado un poco más arriba. Sin embargo, como el proyecto en sí sería para gestionar una bolsa de horas o incidencias, no contendría más listas que las del tipo de contenido que correspondiese.

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