Análisis de la cartera de proyectos con Project Server: Impulsores de Negocio (Business Drivers)

Mi primera entrada de blog estaba dirigida a cómo enfocar la Gestión de la Demanda en Project Server / Online. En mis próximos posts voy a abordar la Gestión de la Cartera de Proyectos (Portfolio Analysis) con Project Server. Y son necesarias varias entradas debido a que el análisis de la cartera es un módulo completo con entidad propia y que, además, se relaciona con otros módulos dentro de Project Server como, por ejemplo, la planificación de recursos. No pretendo entrar al más mínimo detalle pero, al menos, voy a tratar de dar una visión lo más completa posible de todas las cosas a tener en cuenta respecto al análisis de la cartera.

Al módulo del Portfolio Analysis se puede acceder desde la navegación lateral izquierda dentro de la colección de sitios de PWA. Si no lo vemos, puede ser por dos motivos:

  • No tenemos permisos para la administración de la Cartera de Proyectos y por eso no vemos el enlace.
  • No se están mostrando los enlaces del análisis de la cartera. Deben habilitarse tal y como se muestran en la imagen:

PortfolioAnanlysis_EditLinks

La funcionalidad para el análisis y la definición de la estrategia se divide en tres apartados:

  • Biblioteca de impulsores (Driver Library): Listado con los impulsores de negocio definidos para conseguir los objetivos de la organización. En el siguiente apartado hablaremos con más detalle de los impulsores.
  • Priorización de impulsores (Driver Prioritization): Una vez definidos los impulsores, se establecen prioridades entre ellos para poder valorar los proyectos.
  • Análisis de la cartera (Portfolio Analysis): Tras haber definido y priorizado los impulsores que son necesarios para cumplir con el plan estratégico de la empresa, se realiza un análisis de los proyectos a partir de sus costes o recursos aplicando la priorización de los Business Drivers definidos para cada uno de ellos,

Impulsores de negocio (Business Drivers)

Como hemos comentado antes, los impulsores de negocio se utilizan para evaluar el valor estratégico de un proyecto y, de esta forma, asegurar que la selección de proyectos que forman parte de la cartera apoye la estrategia organizacional. El uso de los impulsores de negocio y de su evaluación por pares ofrece, entre otros, los siguientes beneficios a las empresas:

  • Permite a los usuarios clave (stakeholders) asignar de forma automática pesos relativos en lugar de asignar prioridades arbitrarias a los proyectos.
  • Obliga a los usuarios de negocio a discutir sobre cuáles son los más adecuados y a decidir consensuadamente cuáles utilizar.
  • El determinar el peso relativo de un impulsor respecto a los otros tiene en cuenta tanto los motivos objetivos como los subjetivos de esta decisión.

Respecto al número de Business Drivers que deben definirse para un correcto análisis de la cartera es recomendable no usar menos de cinco ni más de doce: con menos de cinco normalmente no se pueden plasmar todos los objetivos de la empresa y con más de doce se dificulta el consenso en las sesiones de priorización.

Para generar un nuevo impulsor se debe pinchar en el enlace “Biblioteca de Impulsores” que aparece en el menú de navegación lateral. A continuación, aparecerá un listado con los drivers existentes en el sistema (si es que ya hay definidos). Para crear un nuevo, simplemente hay que pulsar en el botón “Nuevo” de la cinta de opciones:

PortfolioAnanlysis_NewDriver

En la siguiente pantalla se debe introducir la información relativa al impulsor:

  • Nombre (Name): Nombre que se le va a dar al Business Driver. Debe indicar claramente el objetivo de negocio que representa.Por ejemplo: “Reducir el tiempo de resolución de la incidencias que llegan al centro de soporte”PortfolioAnanlysis_DriverName
  • Descripción (Description): Una descripción que pueda aclarar aún más el objetivo del impulsor.
  • Departamentos (Departments): En este apartado se pueden seleccionar los departamentos sobre los que aplicará el impulsor.Cuando no se indica ninguno el impulsor aplicará a todos los proyectos. Si un proyecto pertenece a alguno de estos departamentos se deberá informar un valor para el impulsor, en caso contrario, el impulsor no aparecerá en el análisis del proyecto.
    PortfolioAnanlysis_DriverDepartment
  • Estado (Status): Por defecto, el impulsor está marcado como activo, aunque puede dejarse como inactivo.PortfolioAnanlysis_DriverStatus
  • Declaraciones de impacto de proyecto (Project Impact Statements): En este caso, se debe especificar cuánto contribuye un proyecto al impulsor de negocio valorando, de la forma más objetiva posible, el grado de alineamiento del mismo con el Business Driver. De esta forma, se genera una calificación del proyecto respecto al impulsor que posibilita su comparación con otros proyectos. Los grados de alineamiento a valorar son los siguientes: Ninguno, Bajo, Moderado, Fuerte y Extremo. Y, para cada uno, hay que indicar objetivamente qué debe cumplir un proyecto para situarlo en el mismo. Por ejemplo, estar entre ciertos porcentajes o cantidades tal y como se muestra en la imagen:PortfolioAnanlysis_DriverStatements

Conclusión

En esta entrada se han planteado las bases para realizar la Gestión de la Cartera de Proyectos en Project Server, introduciendo primero una visión general del proceso para centrarnos posteriormente en los Impulsores de Negocio. Como se ha podido observar, la correcta selección de los Business Drivers es muy importante, ya que son la base del sistema de priorización de proyectos. Además, su discusión por parte de los usuarios de negocio favorece un mejor conocimiento de los objetivos empresariales y de los medios para la consecución de los mismos.

En los siguientes posts veremos cómo se priorizan los impulsores entre ellos y presentaremos las bases del análisis de la Cartera de Proyectos en Project Server / Online.

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