Análisis de la cartera de proyectos con Project Server: Priorización de Impulsores (Driver Prioritization)

En mi anterior entrada “Análisis de la cartera de proyectos con Project Server: Impulsores de Negocio (Business Drivers)” mostramos una visión general del proceso de análisis de cartera y nos centramos en explicar la creación de una de las bases del mismo: los Impulsores de Negocio. En este post vamos a tratar la etapa correspondiente a la definición de prioridades para los impulsores generados. Esto permitirá automatizar el proceso de comparación entre los proyectos y, además, hacerlo de una manera objetiva.

Para generar un nuevo sistema de priorización para los impulsores ya definidos, se debe pulsar en el enlace “Priorización de Impulsores” (Driver Prioritization).

DriversPriorization_Link

A continuación, aparecerá un listado con las diferentes priorizaciones ya definidas. Se puede editar una existente o crear una nueva, pulsando en el botón “Nuevo” de la cinta de opciones:

DriversPriorization_New

Tras esto, se mostrará un formulario en el que se debe completar la siguiente información:

  • Nombre (Name): El nombre para el sistema de priorización que se desea crear. Debe ser lo bastante claro para identificarlo con su objetivo de negocio:
  • Descripción (Description): Texto que complete la priorización con información adicional relevante.
  • Departamentos (Departments): Departamentos sobre los que aplicará la priorización. Si no se define ninguno/s, será válida para todos los departamentos.
  • Tipo de priorización (Prioritization Type): En este caso, se debe seleccionar:
    • Que sea el propio sistema el que genere una valoración a partir de la priorización definida para cada uno de ellos respecto a los otros. De esta forma, al final del proceso se obtiene una matriz de priorización bastante objetiva a partir de las comparaciones relativas introducidas. Es la opción por defecto y la recomendada.
    • Que el usuario defina de forma manual una prioridad para cada uno de los drivers. Esto es subjetivo y no es la opción recomendada.
  • Impulsores a priorizar (Prioritize the following drivers): Se deben seleccionar los drivers que interese comparar para generar el sistema de priorización. No siempre se compararán todos los impulsores de negocio. Por ejemplo, una buena práctica consiste en generar comparaciones de impulsores para los diferentes departamentos y, así, identificar los proyectos prioritarios para cada uno de ellos. En este caso, no todos los impulsores de negocio definidos podrán ser considerardos para todos los departamentos: que baje el tiempo de respuesta de las incidencias registradas en el call center interesa al Dpto. de IT o al de Marketing, pero no al de Compras o a Recursos Humanos. No obstante, debe realizarse también una priorización a nivel global con todos los drivers para conocer los proyectos que se alinean con la estrategia definida para toda la empresa.

A continuación, vamos a centrarnos en el proceso de priorización basado en pares, que es el recomendado por Microsoft para el Análisis de la Cartera.

Priorización de Impulsores

Tras seleccionar los drivers que apliquen, se pulsa en el botón “Priorizar Impulsores” de la parte inferior:

DriversPriorization_Next

Como puede observarse en la imagen, se debe comparar cada impulsor contra el resto de drivers seleccionados, indicando el nivel de importancia del mismo respecto a los otros:

DriversPriorization_Comparision

Es recomendable que este ejercicio se realice anteriormente a su introducción en el sistema por parte de los usuarios de negocio involucrados en lugar de ir generándolos al vuelo: de esta forma, las sesiones de priorización están más enfocadas a su objetivo. En dichas sesiones se puede definir la priorización mediante sistemas tan manuales como post-its o algo más elaborado como una hoja de Excel. Finalmente, se introducen sus resultados en el sistema tal y como lo estamos mostrando en este momento.

Una vez finalizada la comparación de un driver, se debe pulsar el botón “Siguiente Impulsor” para continuar con el proceso:

DriversPriorization_NextDriver

A medida que se vaya avanzando en la definición de priorizaciones entre los impulsores, el número de drivers contra los cuáles comparar el impulsor actual irá disminuyendo, al haber sido ya comparados en pasos anteriores. Al final, sólo quedará un impulsor sobre el que indicar una prioridad:

DriversPriorization_ComparisionEnds

Para finalizar el proceso se debe pulsar el botón “Revisar Priorizaciones”. Esto nos lleva a una pantalla en la que se muestra la consistencia de las priorizaciones definidas en los pasos anteriores. Si se han marcado las prioridades de forma coherente el resultado final será una consistencia alta, superior al 90%. En cambio, en caso de que la relación de consistencia sea baja, se alertará de ello al usuario y se mostrarán los motivos:

DriversPriorization_ComparisionError1

DriversPriorization_ComparisionError2

El problema es que no se ha definido de forma lógica la priorización entre varios impulsores. Como indica el mensaje, si se ha definido que un impulsor A es tan importante como el B y el C, es incoherente indicar que el impulsor B es mucho más importante que el C: si el A es tan importante como el B y el C, el B debe definirse como tan importante como el C.

Los motivos que producen estas inconsistencias pueden ser humanos:

  • Un error en la introducción manual de los datos.
  • Pérdida de atención por parte de los usuarios de negocio al definir las prioridades.

O, más graves, de negocio:

  • Falta de información para valorar correctamente los impulsores.
  • Falta de consistencia en el modelo de negocio.
  • Objetivos empresariales poco definidos.

Si el resultado de la relación de consistencia es inferior al 80% es algo que debería preocupar a la organización, sobre todo si los motivos son del segundo grupo. En ese caso, es aconsejable revisar tanto el modelo como el proceso de priorización establecido.

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