Análisis de la cartera de proyectos con Project Server: tareas previas

Continuamos con los posts dedicados al análisis de la cartera de proyectos (Portfolio Analysis). En los dos anteriores hablamos sobre cómo generar los impulsores de negocio y cómo priorizarlos para poder realizar un análisis alineado con las necesidades definidas para el negocio. Sin embargo, para poder realizar un análisis de la cartera basado en costes y en recursos son necesarios algunos pasos previos:

  • Definir uno o más campos de costos para los proyectos
  • Definir un campo personalizado para indicar el rol de los recursos
  • Configurar el pool de recursos
  • Generar un planeamiento de recursos para cada proyecto
  • Generar campos para los alias de inclusión y exclusión forzada

Definir uno o más campos de costos para los proyectos

Para poder realizar una restricción de la cartera de proyectos basada en el costo de los mismos es necesario utilizar al menos un campo de proyecto para este menester. Puede ser alguno de los campos ya existentes de los muchos que ofrece Project o un nuevo campo empresarial. En todo caso, debe ser un campo de tipo número o moneda. Adicionalmente, se podrán utilizar en el análisis otros campos más para estudiar el impacto de los mismos en el portfolio pero es necesario definir un campo primario para la coacción de la cartera basada en costos.

Y, aunque parezca obvio, hay que recordar que este campo debe informarse en los proyectos de forma obligatoria, con lo que deberá estar presente en la fase de definición de la demanda.

Definir un campo personalizado para indicar el rol de los recursos

Como ya se verá más adelante, en el análisis de la cartera basado en recursos es necesario indicar un rol dentro del organigrama de la empresa para cada uno de los recursos de trabajo. De esta forma, el análisis podrá indicar si existen carencias de alguno de ellos en los proyectos en algún período de tiempo. También sirve para calcular el costo promedio de cada recurso.

El campo personalizado debe ser de tipo texto y tomará su información de una tabla de consulta personalizada. Dicha tabla contendrá la definición de los diferentes tipos de posiciones dentro del organigrama que pueden formar parte de un equipo de proyecto. Puede ser algo parecido a esto:

PortfolioAnalysis_RolesLookupTable

Suponiendo que hemos llamado “Roles” a nuestra “Custom Lookup Table”, haciendo otro alarde de originalidad llamaremos “Rol” a nuestro campo personalizado. Además, debe aplicar a la entidad “Recurso” y, en los atributos personalizados, seleccionaremos la opción “Use este campo para hacer coincidir recursos genéricos”, tal y como se muestra en la imagen:

PortfolioAnalysis_RolCustomField

Por último, será necesario informar el valor de este campo para cada uno de los recursos de trabajo, la restricción de la cartera a partir de los recursos solo tiene en cuenta a aquellos que tengan un valor en el mismo:

PortfolioAnalysis_ResourceRol

En este punto, debemos recordar que existe la opción “Edición en masa” en el apartado “Recursos”, lo que permited editar varios a la vez y asignarles el mismo valor a sus propiedades. Esto facilitaría la asignación de roles en empresas de gran tamaño, evitando la edición manual de los recursos:

PortfolioAnalysis_ResourcesBulkEdit

Configurar el pool de recursos

El análisis de la cartera a partir de los recursos definidos para los proyectos es opcional, solo es obligatorio realizar un análisis basado en los costes. No obstante, para poder llevarlo a cabo es necesario configurar previamente el pool de recursos: además del campo para el rol que hemos visto en el punto anterior hay otros campos a nivel de recursos que influyen en el análisis de la cartera. Vamos a verlos con más detenimiento:

  • Calendario: Los festivos y vacaciones definidos en el calendario de cada recurso influyen en el cálculo de la disponibilidad de los mismos para el conjunto de los proyectos
  • Tipo de reserva predeterminado: Las opciones disponibles son “Confirmado” o “Propuesto”. Normalmente, el valor predetermindo es “Confirmado”, lo que indica que cuando en el planeamiento de recursos se asigna a un usuario, las fechas en las que se hace uso del mismo son fechas seguras, confirmadas. En caso de que el valor sea “Propuesto”, sólo se reserva el uso del recurso. Como ya se verá, el Análisis del Portfolio puede verse afectado con esta segunda opción ya que, por defecto, los recursos definidos con este tipo de reserva no se tienen en cuenta por el sistema.
  • Capacidad máxima actual(%): En el Análisis de la Cartera basado en Recursos se calcula la disponibilidad total de los recursos a partir del valor indicado en este campo. Si se indica un 100% significa que el usuario está disponible todo el tiempo del proyecto. Si está a media jornada, se debe indicar un 50%.
  • Tasa estándar: Valor del precio/hora estándar del usuario. El sistema lo utliza para calcular el incremento del coste de los proyectos a medida que se van añadiendo usuarios. Se corresponde con la “Tabla de Costes” A de Project Project Professional, el aplicativo de escritorio. Se pueden utilizar el resto de tablas de costes disponibles (hasta la letra E) si para el mismo usuario se definen costes diferentes, pero esto solo es posible desde el cliente pesado no desde Project Server o Project Online.
  • Tasa de horas extras: Lo mismo que el campo anterior pero para definir el precio/hora de un usuario en caso de sobrepasarse las 8 horas de una jornada normal o al trabajar el fin de semana.

Algunas empresas generan tantos recursos genéricos (generic resources) como roles existan en la tabla de consulta personalizada que hemos visto anteriormente. La finalidad es utilizarlos en los proyectos que están en espera de análisis y aprobación. El inconveniente de este método es que no se detecta la no disponibilidad de usuarios reales (named resources) que encajen con cada rol al no tenerse en cuenta la capacidad real de los mismos en la empresa.

Generar un planeamiento de recursos para cada proyecto

Para poder realizar un Análisis de la Cartera es necesario indicar a la misma el tipo de cálculo a tener en cuenta a la hora de obtener la disponibilidad de los recursos. Esta información se configura en el “Planeamiento de recursos” de cada proyecto.

Para crear uno simplemente hay que seleccionar un proyecto en el “Centro de Proyectos” (Project Center) y, en la cinta de opciones, pulsar el botón “Planeamiento de recursos”:

PortfolioAnalysis_ResourcePlan

A continuación, podremos crear un equipo y añadir recursos  al mismo (genéricos o “reales”), reservándolos para las fechas que se consideren necesarias:

PortfolioAnalysis_ResourcePlan1

Pero, lo más importante para el análisis de la cartera es el tipo de cálculo de los recursos que se defina:

PortfolioAnalysis_ResourcePlan2

Las opciones son las siguientes:

  • Plan de proyecto: se utilizará para el cómputo toal de la disponibilidad de los recursos lo que se haya definido para los mismos en las tareas del plan de proyecto. Esta es la opción a seleccionar cuando el proyecto esté en una fase de definición avanzada o cuando ya esté en curso.
  • Planeamiento de recursos: en este caso, se utilizará para el análisis lo que se haya definido para los recursos en el planeamiento del proyecto. Esta opción es la adecuada cuando el proyecto se encuentra en fase de análisis. Cuando el proyecto esté ya bastante definido, debería de cambiarse el valor de la configuración a “Plan de Proyecto”.
  • Plan de proyecto hasta: esta opción permite balancear las estimaciones, permitiendo que parte del proyecto esté en curso y otra parte en estimación.

Generar campos para los alias de inclusión y exclusión forzada

Durante el análisis de la cartera el sistema selecciona los proyectos que mejor se alinean con los objetivos definidos por los impulsores de negocio. Sin embargo, siempre es posible forzar que un proyecto salga o entre del portfolio por parte de la PMO. Por defecto, el sistema mostrará que ha sido incluido o excluido de forma forzosa, sin ninguna otra indicación. Pero es posible usar un campo personalizado para guardar las razones (alias) por los cuáles se ha excluido o incluido un proyecto en la cartera. De esta manera, quedan mucho más claros los motivos de negocio que han llevado a la toma de decisión lo cual, además, ayuda a la PMO en caso de tener que deshacer algunos de estos cambios.

Los campos personalizados que se creen para los alias de inclusión y exclusión forzada toman su valor de una tabla empresarial. Los valores de las mismas serán los motivos decididos por la PMO más comunes por los cuáles se incluyen o excluyen los proyectos. Por ejemplo, se pueden especificar los siguientes valores para los alias de inclusión:

PortfolioAnalysis_ForceInTable

Y, finalmente, se deben crear los campos personalizados que apuntarán a dichas tablas y que serán utilizados en el análisis:

PortfolioAnalysis_ForceOutField

Conclusión

La configuración necesaria para el análisis de la cartera de proyectos incluye, no sólo la creación de los impulsores de negocio y su priorización, sino también la toma de decisiones acerca de una serie de valores que afectarán, en su mayor parte, a la restricción de la cartera a partir de los recursos. Lo malo es que el uso que se hace en el análisis de dichos campos no es, a menudo, nada obvio, con lo que nos ha parecido de interés comentarlos aparte para entender mejor cómo afectan los mismos a los resultados del análisis.

En el siguiente post abordaremos las bases del análisis de la cartera con limitación de costes. No podemos explicar exhaustivamente todas las opciones e informes disponibles, pero sí al menos dar una visión global de su funcionalidad.

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