Análisis de la cartera de proyectos con Project Server: Análisis de Costos (Cost Analysis)

Empezaremos por hacer un resumen de todos los pasos seguidos hasta el momento antes de crear nuestro primer análisis de la cartera:

  1. Definición de los Impulsores de Negocio (“Business Drivers”)
  2. Priorización de los Business Drivers
  3. Configuraciones adicionales necesarias para un buen análisis

De acuerdo, ya tenemos todo lo necesario, ya podemos crear nuestro primer análisis. Para ello, hay que pulsar en el enlace “Análisis de la cartera” disponible en la navegación lateral:

PortfolioAnalysis_AnalysisLink

A continuación, aparecerá un listado con los análisis ya existentes. Para crear una nuevo, se debe pulsar en el botón de la cinta de opciones “Nuevos”:

PortfolioAnalysis_AnalysisNew

Una vez hecho esto, aparecerá un formulario se deben completar los siguientes campos:

  • Nombre y Descripción: Nombre y descripción que se deseen para el análisis.
  • Departamento: Cuando se selecciona un departamento, se usarán sólo los campos y recursos del mismo en el análsis.
  • Tipo de priorización: Se puede usar alguna de las priorizaciones de impulsores existentes (que es lo recomendado) o se pueden priorizar los proyectos de forma manual, mediante el uso de campos personalizados.
  • Priorizar estos proyectos: En este apartado se deben seleccionar los proyectos a priorizar en el análisis.
  • Restricción de costo principal de análisis: Indicar el campo personalizado que se usará de forma predeterminada para realizar la restricción por costo.
  • Planeación de recursos: Si se desea realizar también un análisis basado en los recursos debe marcarse este checkbox. Tras realizar esta acción, se habilitarán en el formulario otras opciones necesarias para el planeamiento de recursos.Por defecto, no está seleccionado.
  • Alias de inclusión y exclusión forzada: Como comentamos en el post anterior, se pueden usar tablas de búsqueda para indicar los motivos por los cuáles se incluyen o excluyen proyectos del análisis realizado por el sistema.

Los campos que se deben completar si se desea realizar un análisis basado en recursos son los siguientes:

Horizonte y granularidad de planeación: Hay que indicar las fechas de inicio y de fin sobre las que se desea realizar el análisis y el nivel de granularidad en que se tratará la información (meses, trimestres…)

  • Campo personalizado de rol del recurso: En este punto es donde se debe seleccionar el campo personalizado de tipo recurso que se creó en el post anterior de tareas previas.
  • Filtrar recursos: Esta configuración se utiliza para excluir del anális los recursos de un departamento o que pertenezcan a un EDR determinado. Se puede utilizar,por ejemplo, para excluir recursos de proveedores externos o si el análisis se realiza para proyectos de un departamento concreto.
  • Impacto de capacidad de recursos para proyectos fuera del análisis: En este caso se debe indicar si se desea que sólo se tengan en cuenta las asignaciones confirmadas de recursos o, por el contrario, que se usen para el cálculo de la capacidad total también los recursos propuestos. Como vimos en el post anterior, esto puede dificultar la comprensión de los resultados del análisis. La opción recomendada es la primera.
  • Fechas de comienzo y finalización del proyecto: Aquí se debe indicar si se utilizarán en el análisis las fechas de inicio y fin del plan de proyecto o se usarán campos personalizados de fechas.

Clasificar proyectos por orden de prioridad

El siguiente paso es asignar una prioridad para cada proyecto seleccionado según los impulsores definidos con anterioridad. En principio, si en la fase de gestión de la demanda los Jefes de Proyecto (PM’s) ya priorizaron los business drivers para sus respectivos proyectos, aparecerán aquí ya configurados. No obstante, al realizar el análisis se podrán cambiar los valores ya introducidos en los proyectos. Si se decidió que los PM’s no deben realizar esta tarea en la fase de gestión de la demanda, entonces se deberán priorizar los proyectos seleccioanados en este momento:

PortfolioAnalysis_ProjectPriorization

A continuación, se debe revisar el porcentaje final de prioridad según los impulsores asignados a los proyectos. Cuánto más se ajusten a los requisitos de negocio definidos en la priorización de impulsores, mayor será el porcentaje asignado a cada proyecto:

PortfolioAnalysis_ProjectPriorizationRevision.JPG

Ya sólo queda empezar con el análisis.

Analizar Costo

Para generar el primer análisis se debe pulsar el botón “Analizar Costo”, lo que genera una línea base, es decir, un punto de partida a partir del cuál poder hacer comparaciones jugando con las variables disponibles:

PortfolioAnalysis_CostAnalysis

Lo que se presenta por defecto es la vista “Cuadrícula”. Está dividida en tres apartados:

  • Métricas: aquí se muestran los campos de costes seleccionados para el análisis (por defecto, el indicado al configurar el análisis inicial, aunque se pueden añadir otros), el número de proyecto seleccionados y el valor estratégico de los mismos.
  • Proyectos: listado con los proyectos seleccionados para el análisis. En un principio, todos los proyectos estarán dentro de la cartera, ya que el límite de costo de las métricas es la suma total del valor del costo de todos los proyectos. La información que se muestra para los proyectos es la siguiente: prioridad, si se ha forzado su exclusión o inclusión en el análisis, el coste, el tipo de proyecto y la etapa del flujo de trabajo en la que se encuentre (si es que hay algún flujo definido para los proyectos).
  • Gráficos: se presentan dos tipos de gráficos para ayudar al análisis, el de frontera eficiente y el de alineación estratégica.
    • Alineación estratégica: para cada uno de los impulsores de negocio definidos, se muestra el % del mismo cumplido por los proyectos seleccionados en la cartera.
    • Frontera eficiente: este gráfico utiliza el concepto de frontera eficiente pero sustituyendo el riesgo por el coste de los proyectos: cuanto mayor sea el coste total del portfolio mayor valor estratégico respecto al negocio deberían tener los proyectos que lo formen. Así pues, se genera una línea, una frontera, que traza el límite a partir del cuál los proyectos son o no rentables.

Si se pulsa en el botón “Gráfico de dispersión” se modifica el apartado correspondiente a los proyectos, sustituyéndose el listado de los mismos por un gráfico de tipo “Scatter Chart“. En el gráfico se muestran los proyectos a partir de su relación valor/coste, correspondiendo el valor al eje Y y el coste al eje X:

PortfolioAnalysis_CostAnalysisScatterChart

Excluir un proyecto

Como ya hemos comentado anteriormente, es posible hacer pruebas en el análisis para ver qué proyectos encajan mejor con los requisitos de negocio y con el capital disponible para afrontar los mismos. La forma más sencilla es excluir uno o varios proyectos de forma manual: en el campo “Fozar entrada o salida” de cualquier proyecto, es posible indicar el motivo para exluirlo de la cartera a partir de los definidos en las tablas de búsquedas que se vieron en el post anterior. Una vez hecho esto, se debe pulsar el botón “Actualizar” de la cinta de opciones para que el sistema recalcule el análisis:

PortfolioAnalysis_CostAnalysisExclusion

De esta forma, en el apartado “Proyectos” tendremos una nueva sección con los proyectos excluidos de la cartera. En el apartado “Métricas” se habrán reducido tanto el número de proyectos seleccionados como el valor estratégico de la cartera actual, tomando los valores de los proyectos incluidos en el análisis:

PortfolioAnalysis_CostAnalysisExclusion2

Además, también los gráficos de la “Alineación estratégica” y la “Frontera eficiente” se habrán actualizado, adaptándose a los nuevos valores y, en el caso de la frontera eficiente, se podrá comparar con otros escenarios guardados para ver cuál ofrece un mayor valor a un menor coste.

Restringir el límite del costo

Otra forma de analizar qué proyectos incluir finalmente en la cartera consiste en realizar pruebas respecto a la cantidad total de la que se dispone para todos los proyectos, lo que se conoce como restricción de costo (Cost Constraint). Para ello, simplemente hay que modificar la cantidad disponible en el campo “Coste” del apartado “Métricas”: en nuestro ejemplo hemos pasado de 217.000 a 150.000 euros:

PortfolioAnalysis_CostAnalysisCostCoartion

Esto hace que el sistema seleccione los proyectos cuyo coste total se aproxime más a la cantidad fijada y, lo que es más importante, cuya prioridad respecto a los impulsores de negocio sea también mayor:

PortfolioAnalysis_CostAnalysisCostCoartion2

Como puede apreciarse en la imagen, al tener que elegir entre los dos proyectos a partir del nuevo coste total, se ha seleccionado el que tiene una prioridad mayor. Las exclusiones forzadas por el sistema se muestran en el listado de proyectos con el texto “Movido afuera” (Force-out). Si se cambiara de nuevo la cantidad y algún proyecto volviera a ser incluido se indicaría como “Movido dentro” (Force-in).

Guardar análisis

Ya hemos realizado varias pruebas restringiendo la cantidad disponible y forzando la entrada y salida de varios proyectos, estamos satisfechos con los resultados y no queremos perderlos: sólo hay que pulsar el botón “Guardar como” disponible en la Ribbon y asignarle un nombre descriptivo. De esta forma, se podrán recuperar más tarde  para seguir trabajando con los diferentes escenarios o compararlos con otros tests existentes.

Confirmar análisis

Cuando ya se ha trabajado lo suficiente la cartera y se ha seleccionado uno de los escenarios como el definitivo debe ser confirmado pulsando el botón “Ejecutar” de la cinta de opciones:

PortfolioAnalysis_CostAnalysisExecute

Esto, a diferencia de todas las pruebas que se hayan podido realizar hasta el momento, guarda en la base de datos la información relativa a los proyectos incluidos y excluidos del portfolio. Además, si hay algún flujo en ejecución esperando el resultado del análisis de la cartera, tomará el resultado del escenario seleccionado para su ejecución y proseguirá su curso.

Conclusión

En este post se ha abordado cómo realizar el análisis de la cartera basado en los costes. Debido a lo complejo del tema no he pretendido explicar en profundidad cada una de las opciones disponibles para el mismo, pero creo que se ha podido entender cuál es la mecánica básica para seleccionar los proyectos que mejor cumplan las necesidades de negocio y que, además, se ajustan en costes al presupuesto disponible. No obstante, cuando finalice la serie de posts, proporcionaré enlaces a documentación para profundizar más en el tema.

En la siguiente entrada explicaremos cómo realizar el análisis de la cartera a partir de los recursos disponibles.

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