Análisis de la cartera de proyectos con Project Server: Análisis de Recursos (Resource Analysis)

Acabamos ya esta serie de posts (casi saga…) en la que he tratado de explicar el proceso de Análisis de la Cartera de Proyectos (Portfolio Analysis). Empezaremos resumiendo lo que llevamos hasta la fecha:

En el último punto vimos las bases para realizar un análisis de la cartera basado en costes. En esta entrada, vamos a centrarnos en la otra forma de analizar la cartera de proyectos: la disponibilidad de los recursos. Recordemos que, para que ahora dispongamos de las opciones necesarias para el análisis de los recursos, se debió seleccionar al crear el análisis el checkbox “Planeación de recursos” (Time-phased Resource Planning).

Como así lo hicimos, ahora aparecerá en la cinta de opciones el botón “Analizar Recursos”. Si se pulsa, para un escenario de línea base, se mostrará la siguiente información de los dos proyectos de prueba con los que estamos trabajando:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDiagramaGannt

Lo que se muestra es la vista por defecto del análisis de recursos: el “Diagrama de Gannt”. La información que se facilita de los proyectos es la siguiente:

  • Métricas: aquí se pueden añadir recursos a los proyectos en caso necesario en el campo “Contratar recursos”. Además, se muestran los totales de los campos que interesen de los proyectos. Por defecto, son los siguientes:
    • Recursos adicionales (trabajo).
    • Proyectos seleccionados.
    • Valor estratégico.
  • Gráfico de escenario: En este gráfico se pueden comparar los diferentes escenarios que se vayan creando a partir de la relación entre el valor de los proyectos respecto al número de recursos adicionales que necesiten.
  • Proyectos: Listado con los proyectos que forman parte del análisis. La información más importante que se muestra de los mismos por defecto, es la siguiente: nombre, prioridad, si se ha forzado su exclusión o inclusión en el análisis,inicio original del proyecto, nuevo inicio (si se ha modificado su fecha, lo que modificaría la disponibilidad de los recursos), si se ha movido dentro o fuera de la cartera y si tiene requisitos de recursos (es decir, si se han definido recursos para el proyecto).
  • Diagrama de Gannt: Gráfico de Gannt con la información de los proyectos. La pena es que este gráfico queda muy reducido, para verlo un poco mejor se debe pulsar la opción “Ocultar métricas” de la Ribbon, lo que oculta las secciones de “Métricas” y “Gráfico de escenario”.

Sin embargo, la vista que nos va a permitir ver si faltan recursos para acometer algunos de los proyectos es “Detalles de los requisitos” (Requirements Details):

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDetallesRequisitos

Como se puede ver en la imagen, la información que se nos ofrece es la siguiente:

  • Disponibilidad de los recursos: en este gráfico se muestra la disponibilidad que existe para cada uno de los roles que se definieron en la etapa de configuraciones preliminares. Por cada uno de los meses se muestra el número de recursos que están disponibles según las asignaciones de los mismos a los proyectos. En la parte superior derecha se puede seleccionar el checkbox “Resaltar déficit”, lo que marcará en rojo los meses en los que falte algún recurso además del rol correspondiente.
  • Requisitos del proyecto:  en esta sección se muestran los tipos de recursos requeridos para cada uno de los proyectos y qué cantidad de los mismos se resta al cómputo total para cada rol mes a mes.

Restricción de recursos

En nuestro escenario de línea base no hay carencia de ningún recurso para el período seleccionado para el análisis. Pero podemos reducir la disponiblidad de uno de los recursos al 50%, sin modificar los planeamientos realizados en los proyectos en los que se requiere:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisRecurso50

Volviendo ahora al análisis, para actualizar la información de los recursos debemos seleccionar de nuevo la vista “Diagrama de Gannt” para que se habilite el botón “Actualizar”: cuando lo pulsemos, se recalculará el análisis con la nueva información de los recursos:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisActualizar

Tras esto, uno de nuestro proyectos ha salido de la cartera al no disponer de los recursos necesarios para su ejecución y ser el que aporta menos valor a la cartera:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisResourceConstraint

Volviendo a la vista “Detalles de los requisitos” se puede apreciar fácilmente en qué meses y qué roles faltan para poder acometer todos los proyectos analizados:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDetallesRequisitosMenosRecursos

En este momento, se pueden generar escenarios en los que se añadan recursos a nuestro análisis para ver cuál sería la mejor forma de cubrir estas carencias. Para ello, es necesario indicar en la pestaña “Opciones” qué tipo de recurso se quiere añadir:

  • Unidades: en este apartado se dispone de dos opciones:
    • FTE: si se desea indicar cuántos recursos extras incorporar al análisis.
    • Coste: si lo que se quiere indicar es la cantidad máxima a gastar para cubrir las carencias de recursos.
  • Tabla de tasas de costo: como ya comentamos, para cada uno de los recursos se pueden definir varias tasas de coste por hora. Para ello se disponen de 5 tablas de asignación (indentificadas con letras que van de la “A” a la “E”) que sólo pueden informarse desde Project Pro: en Project Server/Online solo pueden ser consumidas. Es aquí dónde podremos indicar cuál de estas tablas de costos usar para el análisis.
  • Tipo: podemos indicar si el recurso será interno (es decir, un nuevo recurso contratado por la empresa) o externo, en cuyo caso se trataría de un recurso facilitado por un proveedor externo. La diferencia radica en que, si el recurso es interno, se computa el tiempo completo del mismo para el período, es decir, el total de horas que trabajará, sean o no para los proyectos indicados en el análisis. Por el contrario, un recurso externo sólo computará por el total de horas para las que sea necesario.
  • Umbral de asignación: este campo se utiliza para indicar el tiempo total de asignación de los recursos que se incluyan en el análisis. Si se indica un 100% es que trabajarán 8 horas en los proyectos. Los recursos de tipo “interno” no pueden tener un umbral inferior al 100%.

Si se indica, por ejemplo, que se desea contratar dos recursos adicionales externos las horas de más que se cubren con los mismos son 140, tal y como se aprecia en la imagen:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDiagramaGanntRecursosExternos

Sin embargo, si se opta por dos recursos internos, las horas adicionales que calcula el sistema son 2.264 lo que es una diferencia importante:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDiagramaGanntRecursosInternos

 Informes

En la cinta de opciones se encuentra el botón “Informes” con las opciones “Déficit y excendente” e “Informe de recursos contratados”, que analizaremos a continuación:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisButtonReports

Déficit y excendente

En este informe se muestran el estado actual de recursos por tipo de rol: un número positivo indica excedente y un número negativo déficit. En nuestro escenario inicial, es decir, tras reducir la capacidad del “Usuario 1” al 50%,  el informe muestra este déficit para el rol correspondiente a nuestro recurso:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDeficitsYExcedentes2

En cambio, cuando añadimos dos recursos internos, el informe muestra que el problema está solucionado:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisDeficitsYExcedentes

Informe de recursos contratados

Este informe muestra los recursos por tipo de rol cuya contratación se ha simulado en el análisis:

PortfolioAnalysis_ResourceAnalysisInformeRecursosContratados

La información que se muestra para los mismos es la siguiente:

  • Rol: tipo de rol del recurso
  • Proyecto: proyecto para el cuál se contrata el recurso
  • Nuevo inicio: fecha de inicio de trabajo para el nuevo recurso
  • Fecha de fin: fecha de fin de trabajo del recurso
  • Costo: coste que supone añadir el recurso al proyecto. Sale de multiplicar el trabajo por la tasa de los recursos. En el ejemplo son 140 horas por una coste de 15 euros/hora lo que es igual a 2100 euros.
  • Trabajo: cantidad de horas trabajadas por los recursos
  • Tasa: precio por hora medio de los recursos asignado para dicho rol.

Conclusión

Con esta entrada concluimos la serie de posts centrada en el análisis de la cartera de proyectos, tanto a nivel de costes como de recursos. Como en el caso de la entrada anterior, no se ha pretendido abarcar todas las opciones disponibles para el análisis basado en la restricción de recursos, tan sólo se ha buscado que se pueda entender de forma global todo el proceso y abordarlo con garantías en caso necesario.

En el siguiente post mostraremos como relacionar la decisión tomada en el análisis de la cartera con un flujo de trabajo que gestione la demanda.

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