Cómo continuar un flujo de trabajo tras enviarse la decisión del análisis de la cartera en Project Server

En los anteriores posts sobre el análisis de la cartera basado en restricción de costes y de recursos se comentó que, tras revisar todos los escenarios posibles y una vez escogidos los proyectos que mejor se alineaban con la estrategia de la empresa, la PMO debía enviar esta decisión para su implantación. Esto modifica una serie de valores en la base de datos de los proyectos analizados indicando los que están dentro o fuera de la cartera. Hasta ese momento, se cambiase lo que se cambiase en el estudio de los escenarios de costes o recursos para estos proyectos, no se modificaba realmente ningún valor real de los mismos.

Cuando se implementa un flujo de gestión de la demanda lo normal es que esté esperando el resultado de este análisis para determinar si el proyecto está fuera de la cartera y, por lo tanto, el flujo debe finalizar para el mismo. Por el contrario, si el proyecto ha pasado la fase de análisis se continúa con la siguiente etapa del workflow.

Así que vamos a hacer un pequeño flujo que sirva de ejemplo. Para simplificar, el workflow tendrá sólo dos etapas en la fase “Seleccionar”: a la primera la llamaremos “Selección de la cartera” y en ella se esperará el resultado del análisis del portfolio y se decidirá si se continúa el proyecto según el resultado del mismo. A la segunda la llamaremos “Aplicar selección” y, simplemente, será la etapa en la que se continuará el workflow en caso de haber sido seleccionado el proyecto en el portfolio.

Para generar cada una de estas etapas hay que ir, dentro de las opciones de configuración de PWA, al apartado “Etapas del flujo de trabajo”. A continuación, hay que pulsar en el botón “Nueva etapa de flujo de trabajo” y, en el formulario, indicar un nombre para la etapa, la fase a la que pertenece (en nuestro caso la de “Seleccionar”), las páginas que estarán disponibles para el usuario y los campos obligatorios o de sólo lectura. No vamos a profundizar mucho en este tema ahora mismo, en alguna entrada futura explicaremos en detalle como crear un flujo de trabajo para Project Server/Online:

PortfolioAnalysis_WFCommitDecission2

Una vez creadas aparecerán en el listado de etapas de flujo de trabajo:

PortfolioAnalysis_WFCommitDecission2.1

Muy bien, ya tenemos nuestras “stages”, ahora hay que crear nuestro mini workflow de gestión de la demanda/cartera. Para ello usaremos Sharepoint Designer 2013, el cual es gratuito. Una vez que abramos el sitio de PWA que nos interese desde este programa procederemos a crear nuestro flujo. Para ello, en la cinta de opciones seleccionaremos “Crear flujo de trabajo de sitio” y le daremos un nombre. Por defecto nos aparecerá seleccionado como tipo de plataforma “Flujo de trabajo de Sharepoint 2013 – Project Server”. En un entorno On Premise es necesario tener desplegado Workflow Manager para poder disponer de este tipo de workflow, en Online no hace falta hacer nada:

PortfolioAnalysis_WFCommitDecission1

A continuación, se añadirán las etapas que hemos creado anteriormente:

PortfolioAnalysis_WFCommitDecission4

 

Como ya hemos comentado, al enviar el resultado del análisis se guardan una serie de valores en la base de datos para los proyectos. Uno de estos campos es el de “Decisión de selección de cartera confirmada” (Committed Portfolio Selection Decision) aunque en Sharepoint Designer aparece con el nombre de “Decisión del optimizador”. Y los valores que puede almacenar son los siguientes:

  • 0 = Forzado dentro (Forced In)
  • 1 = Forzado fuera (Forced Out)
  • 2 = No seleccionado (Unselected project)
  • 3 = Seleccionado (Selected project)

De esta forma, en la etapa de selección de la cartera, el flujo debe estar a la espera del resultado del análisis, lo que se consigue con la acción “Esperar el Evento: cuando se confirma un proyecto”. Y en el apartado “Transición a fase” es dónde se debe evaluar el valor de la decisión del optimizador a partir de los valores posibles para el mismo: si el valor es 0 o 3 entonces el proyecto está incluido dentro de la cartera y debe pasarse a la siguiente fase o etapa del flujo. Por contra, si el valor es 1 o 2, el proyecto ha sido descartado y se puede pasar a una fase de cierre del flujo o acabar directamente el mismo (que es lo que hacemos en el ejemplo):

PortfolioAnalysis_WFCommitDecission5Final

Conclusión

En esta entrada hemos querido encajar todo el proceso de selección de la cartera de proyectos con un flujo de trabajo de gestión de la demanda, es decir, explicar cómo el flujo es capaz de esperar al resultado del análisis y actuar en consecuencia según si el proyecto está en el portfolio o no. Es algo importante a la hora de diseñar nuestros workflows y no es una información intuitiva desde Sharepoint Designer, de hecho, los valores del 0 al 3 hay que introducirlos como valores directamente, no se toman de ninguna enumeración y, si no se explica el sentido de estos dígitos, no se puede hacer un diseño correcto del flujo.

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