Project Server/Online: gestionar solicitudes de proyectos a través de la lista de ideas

En el primer post de este blog ya se habló de forma general sobre cómo realizar la gestión de la demanda a partir de una lista de ideas. En esta ocasión, vamos a ver un poco más en detalle cómo utilizar una lista de Sharepoint para realizar solicitudes de proyectos y generarlos a partir de las peticiones aprobadas.

A partir de Project 2013 / Online se introdujo una funcionalidad muy interesante en el producto: la posibilidad de utilizar los elementos de una lista de Sharepoint para crear proyectos a partir de la información contenida en los mismos.

Pongamos como ejemplo que tenemos una lista llamada “Posibles Proyectos” en la que los usuarios que se desee puedan añadir elementos con ideas de proyectos que consideren que podrían ser de interés para la empresa. Como ejemplo, simplemente le hemos añadido los siguientes campos: Nombre del Proyecto, Coste Previsto, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Resumen y Jefe de Proyecto (propuesto).

Lo lógico es que esta lista de sugerencias de proyectos tenga asociado un flujo de trabajo de validación de las peticiones: alguien de la PMO debería asegurarse de que la petición tiene sentido y puede ser evaluada. También es posible complicar este flujo tanto como se desee y solicitar, por ejemplo, que se aporte información sobre su viabilidad económica.

En todo caso, una vez aprobada la sugerencia, el paso para convertirla en proyecto es sencillo. Al seleccionar el item que se desea generar en Project se activa en la cinta de opciones el botón “Crear Proyecto” en el grupo “Project Server”:

ListaIdeas_Create

Una vez pulsado este botón, se mostrará un formulario en el que mapear qué campos del elemento se corresponden con los campos personalizados (enterprise custom fields) del proyecto. Por defecto, se mostrarán los campos disponibles según el tipo de datos del campo en la lista de Sharepoint, es decir, si el campo es de texto, no se mostrarán campos de tipo número o coste de Project Server / Online, por ejemplo:

ListaIdeas_MapeoCampos

No es necesario mapear todos los campos, el formulario es una ayuda para no tener que introducir la información a mano. En las siguientes ocasiones que se vaya a generar un proyecto a partir de esta lista se mostrarán los campos que se hayan seleccionado anteriormente ya asignados por defecto, para no tener que repetir el proceso.

Por último, se debe indicar qué tipo de proyecto queremos generar (en el ejemplo solo se muestran los proyectos out-of-the-box pero en el desplegable aparecerían todos los tipos de proyectos que se hayan creado en Project Server / Online):

ListaIdeas_SeleccionarTipoProyecto

En la parte inferior del formulario también se ofrecen enlaces a acciones adicionales como generar un nuevo campo personalizado (vaya, al ir a realizar el mapeo de campos vemos que se nos olvidó generar un campo en Project Server), crear un nuevo tipo de proyecto (lo mismo pero para los tipos de proyectos de empresa) o recargar la lista de proyectos y campos en caso de haber hecho uso de los enlaces anteriores.

Para acabar sólo tenemos que pulsar el botón “Crear proyecto”. La pena es que, aunque el proceso se lanza adecuadamente, no hay ninguna indicación por pantalla tipo “Creando proyecto, espere por favor.” lo cual provoca la duda de si el proceso ha sufrido algún fallo.

Finalmente, si todo hay ido bien, aparecerá un mensaje indicando que el proyecto se ha creado correctamente:

ListaIdeas_ProyectoCreado

Y, efectivamente, el proyecto se ha generado utilizando la información de los campos mapeados en el formulario:

ListaIdeas_DatosProyecto

¿Todos? No. El propietario no es “Sara Davis”, si no el usuario que ha creado la petición. Esto puede pasar si el usuario no se encuentra en Project Server / Online, como era el caso. Dando de alta a esta usuaria en los grupos de Project y repitiendo el proceso, ahora sí se mapea el campo “Jefe de Proyecto” con el del propietario del proyecto:

ListaIdeas_CentroProyectos

Conclusiones

Esta aparentemente sencilla funcionalidad soluciona un problema que tenían muchas empresas que deseaban que sus empleados pudieran generar ideas de negocio susceptibles de convertirse en proyectos pero cuyo acceso a Project Server no estaba permitido ya que no hacían uso del mismo para nada y no podían consumir una licencia sólo para esto. El proceso se podía mantener en Sharepoint pero, o había que generar el proyecto a mano o había que realizar un desarrollo que lo hicera automáticamente. Microsoft optó por incluir la segunda opción  out-of-the-box y cubrir así esta necesidad solicitada por sus clientes.

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