Microsoft Project Webinar Series: resumen de “Alignment or Chaos” (Chris Pond)

Estoy suscrito a los seminarios web que va publicando periódicamente Microsoft a través de “Microsoft Project Webinar Series“. El último me ha parecido que aporta una visión bastante completa sobre los beneficios que ofrece Project Online para la gestión de los proyectos y su alineamiento con los objetivos de la empresa. Se trata de “Alignment or Chaos” de Chris Pond. Estoy en conversaciones para subir el material que se permite descargar tras el webinar al blog y compartirlo o bien que lo haga el propio autor y enlazarlo desde aquí pero, por el momento, no es posible. Mientras tanto, voy a hacer un pequeño resumen de los argumentos principales del seminario.

¿Porqué las empresas necesitan soluciones de tipo PPM?

Los proyectos son fundamentales para los resultados del negocio, sin embargo, la ejecución de los mismos todavía es un reto. Sólo una minoría de los proyectos cumplen los siguientes requisitos:
  • Se ajustan al presupuesto
  • No se alargan en el tiempo
  • Generan la documentación necesaria
  • Están alineados con la estrategia de la compañía

Los beneficios de implantar una solución de PPM son los siguientes:

  • Se mejora el uso de los recursos
  • Se disminuyen los sobrecostes
  • Las decisiones se toman a partir de datos fiables
  • Se reduce el riesgo de negocio
  • Facilidad para repetir un caso de éxito

No obstante, la realidad es que la gestión de los proyectos suele ser a medida, es decir, no repetible, basada en la singularidad de cada uno. Tampoco suele estar alineada con las necesidades de negocio y se usan herramientas desconectadas, por ejemplo, una para la gestión de recursos, otra para la gestión de las tareas, otra para la gestión económica…Además, la gestión de los proyectos en sí misma se tiene como algo que es solo cosa de los proyectos de IT, lo que hace que no se estandarize su administración entre los diferentes departamentos.

Implantación de Project Online como PPM

Según el grado de madurez de una empresa respecto a la gestión de la cartera de proyectos se pueden distinguir tres estadios :

  • Caótico: definición de herramientas, capacidad de planeamiento básica, fase de desarrollo de la PMO…
  • Reactivo: herramientas integradas en la cultura empresarial, mejora de procesos, PMO integrada, visiblidad mejorada..
  • Proactivo: herramientas definidas como algo crítico para el negocio, información de los proyectos de confianza, integración financiera, ROI mejorado, gestión de riesgos…

Por otro lado, hay que tener en cuenta que si bien la gestión de proyectos hace que funcione el negocio, la gestión de las nuevas ideas de proyectos y su alineamiento con la estrategia es lo que hará que mejore la compañía de cara el futuro. Y, tanto para lo uno como para lo otro Project Online ofrece una serie de funcionalidades integradas en una misma herramienta:

  • Gestión de la demanda.
  • Análisis y selección de la cartera de proyectos.
  • Gestión de los recursos (tanto los de trabajo como los materiales).
  • BI e Informes.
  • Gestión de riesgos y problemas.
  • Gestión de las tareas.
  • Gestión de las horas imputadas por el personal.
  • Colaboración de los equipos tanto a nivel documental como social.

Conclusiones

Chris Pond nos ayuda a comprender los beneficios de implantar una solución de PPM en cualquier empresa y, en particular, al utilizar Project Online. De hecho, enlaza con una de mis primeras entradas: ¿Cómo ayuda Project Server a la PMO, al PM y a los Miembros del Equipo?

No puedo desarrollar por completo toda la argumentación del autor pero, si finalmente puedo enlazar al material ofrecido tras el seminario, actualizaré esta entrada con el mismo. No obstante, sugiero al lector que se dé de alta en esta serie de webinars y disfrute de los mismos así de como de los archivos que se utilizan para las presentaciones.

 

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