Lo que me preguntan los comerciales:¿para qué sirve Project Server?

Hace poco tuve que hacer una pequeña formación interna a los comerciales sobre Project Server / Online, para que pudieran conocer un poco más el producto y mejorar el argumentario de venta. Este post surge a raíz de las diferentes dudas que me plantearon y creo que puede ayudar a mejorar la comprensión sobre las funcionalidades que nos proporciona Project Server. También pueden ayudar otros posts que he escrito anteriormente:¿Cómo ayuda Project Server a la PMO, al PM y a los Miembros del Equipo? y, más recientemente, Microsoft Project Webinar Series: resumen de “Alignment or Chaos” (Chris Pond)

¿Es para gestionar proyectos?

Pues sí, claro, aunque esto se puede seguir haciendo también desde Project Pro (el cliente pesado) conectado con nuestra instancia de Project Server o Project online para mantener la información de los proyectos sincronizada correctamente.

Pero esto se hace en la fase de ejecución y/o planeamiento de un proyecto cuando Project Server se encarga de todas las fases del ciclo de vida de los proyectos: desde que son solo una simple idea, pasando por su encaje en la cartera de proyectos, su puesta en marcha hasta el seguimiento tras su finalización.

Según mi opinión, la gracia del producto desde el punto de vista de la gestión de los proyectos es que facilita la homogeneización de la misma. Esto se puede conseguir con el uso de plantillas comunes para todos los tipos de proyecto que se contemplen (y no sólo por lo que respecta a su sitio documental si no también a una estructura común para el diagrama de Gannt ya predefinida), un flujo de trabajo que ayude a completar los pasos que se decidan desde la PMO y unos informes estandarizados para obtener y mostrar la misma información. Se acabaron aquellos tiempos en los que cada PM llevaba el proyecto más o menos como podía (una parte en Project, otra en Excel, informes en presentaciones de PowerPoint…) sin que se pudieran medir de igual forma los datos de todos los proyectos (o, al menos, no de una forma sencilla): con Project Server (u Online) todos los proyectos tendrán una estructura común de la que se obtendrán los mismos datos que permitirán medir de igual forma el avance de los proyectos y sus posibles desviaciones, tanto en tiempo como en costes. Todo esto posibilita la implantación de estándares en la gestión, así como la obtención de ISOs.

¿Pero, que más hace, además de permitir una gestión estandarizada de los proyectos?

Pues bastantes cosas, pero hay que entender que el producto está orientado a dar herramientas a la PMO y los responsables de recursos más que a la gestión en sí de un proyecto en ejecución: eso lleva muchos años haciéndose mediante Project Professional. Y este software permite una gestión estupenda, pero aislada del resto de proyectos y recursos de la empresa: sólo el Responsable de Proyecto (PM) conoce el estado del mismo y de los recursos que está utilizando. Si la empresa es pequeña, el conocimiento de los recursos destinados a cada proyecto puede ser en mayor o menor medida vox populi. Sin embargo, en una empresa con veinte o treinta recursos de trabajo puede ser bastante complicado saber cuando estarán disponibles para otros proyectos. O, al menos, implica reuniones y pérdidas de tiempo para conocer el estado de los mismos. Así que una de las cosas para las que sirve es facilitar la gestión de los recuros. Y con la reciente “Resource Engagement“, se automatiza aún más la solicitud de personal por parte de los Responsables de Proyectos a los Responsables de Recursos.

¿Y los recursos? Pues ellos pueden indicar el avance de las tareas que tengan asignadas e imputar las horas de trabajo gracias a la herramienta. Ambas deben ser aprobadas respectivamente por el PM y por el Responsable del recurso (su superior o el Dpto. de Recursos Humanos). De esta forma, los usuarios no tienen que introducir sus horas o vacaciones en varias herramientas, lo que permite que ganen tiempo.

Muy bien, con esto ayudamos a los PM y también a los Responsables de Recursos. ¿Y la PMO? ¿Y la Dirección? Pues para ellos tenemos estas funcionalidades:

  • Permitir que los usuarios puedan proponer proyectos desde una lista de Sharepoint y que, tras un flujo de revisión y aprobación, se conviertan directamente en proyectos relacionando los campos de Sharepoint con los de Project casi automáticamente.
  • Impulsores de negocio: con ellos se definen los objetivos empresariales y las reglas que servirán para indicar que un proyecto se adecúa más o menos a los mismos. Esto permitirá generar una jerarquía de los proyectos según su grado de alineamiento con los objetivos empresariales.
  • Gestión de la cartera de proyectos: gracias a los impulsores de negocio, el sistema facilita la selección de los proyectos que mejor cumplan el plan de negocio de la empresa. Dicha selección se puede basar tanto en la cantidad de dinero disponible para la ejecución de los proyectos como de los recursos disponibles: los proyectos que menos valor aporten serán eliminados de la propuesta de cartera de proyectos por el sistema hasta cumplir los límites de costes y recursos indicados.
  • Gestión de la demanda: la PMO puede decidir qué peticiones pasan a ser proyectos gracias a la implementación de flujos de trabajo de Project Server. Esto permite automatizar y estandarizar la gestión de la demanda según el tipo de proyecto.
  • Centro de informes común: independientemente de si se usa el centro de informe de Project Server o PowerBI, ambas herramientas permiten generar informes a demanda para revisar el estado de los proyectos en cualquier momento. Esto da visibilidad vertical de la situación de los mismos a la PMO y la Dirección y evita generar los informes de forma manual a los PM’s para las reuniones de seguimiento, lo que hace que puedan dedicar su tiempo a labores más productivas. Además, se evitan errores humanos.

 Conclusiones

Seguramente faltan cosas por comentar como, por ejemplo, las facilidades que proporciona Project Server para la gestión documental de los proyectos gracias al sitio de Sharepoint que se genera para cada uno de ellos pero creo que estas son las más relevantes a nivel de negocio y de PMO.

Lo que debe quedar claro es que Project Server / Online no sirve solo para gestionar proyectos de forma aislada sino para centralizar la gestión de todos los proyectos de la empresa y, de esta forma, estandarizar las metodologías de management y dar visibilidad a alto nivel del estado de la cartera de proyectos en cualquier momento, sin tener que esperar a una reunión de seguimiento.

 

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