Probando el nuevo Office 365 Project Portfolio Dashboard (I)

Hace poco que se activó para Project Online un nuevo Add-in de BI: Office 365 Project Portfolio Dashboard. Ya comentamos la novedad en otra entrada anterior. En esta ocasión, vamos a ver un poco más en profundidad qué nos ofrece.Y, para empezar, qué mejor que hablando de las opciones existentes en la Ribbon.

No obstante, vamos a explicar antes cómo instalar el Add-In en un sitio de PWA ya que los pasos a seguir en estos momentos no son demasiado claros. La forma más sencilla que he encontrado es la siguiente:

  • Desde nuestro sitio de PWA, seleccionar “Todo el Contenido del sitio” y, a continuación, “Añadir una aplicación”.
  • Desde el buscador de aplicaciones, indicar “Project Dashboard”. La búsqueda no devolverá resultados, pero aparecerá un enlace indicando un número de resultados en la Sharepoint Store.
  • Tras pulsar en dicho enlace, seremos redirigidos a la tienda, mostrando los resultados obtenidos. Uno de ellos será el que nos interesa. Al pulsar en el mismo, se mostrará un resumen del add-in y un botón para instalarlo. Deberemos aceptar que la nueva app acceda a determinada información. Finalmente, se mostrará una pantalla en la que se podrá seleccionar en que colección de sitios instalarla. Si todo ha ido bien, aparecerá nuestro sitio de PWA. Yo he tenido problemas yendo directamente a la tienda de Office y tratando de instalarla sin seguir estos pasos, ya que no se mostraba nunca mi sitio de PWA.

Veamos ahora qué opciones tenemos disponibles en la cinta de opciones una vez hemos añadido el Office 365 Project Portfolio Dashboard a nuestra instancia de PWA.

Dashboards

En la pestaña Dashboards (Informes) se dispone de un desplegable en el que seleccionar una serie de informes predefinidos por el sistema, basados en unos filtros prefijados de antemano. Además, se puede crear un informe personalizado según nuestras necesidades.

ProjectPortfolioDashboard_Dashboards

Filters

Una vez seleccionado un tipo de informe, se le puede aplicar una serie de filtros a diferentes entidades de Project:

  • Projects (Proyectos): EPT y Propietario
  • Resources (Recursos): Activo y Status
  • Tasks (Tareas): Criticidad, Hito, Completada y Asignada a
  • Issues (Problemas): Status, Categoría, Prioridad y Asignado a
  • Risks (Riesgos): Status, Categoría y Asignado a
  • Deliverables (Entregables): Autor y Editor

ProjectPortfolioDashboard_Filters

Options

Finalmente, en el apartado de Opciones, se pueden configurar filtros adicionales a nuestro tablero.

  • General: Simplemente, el nombre y la descripción de nuestro Dashboard.

ProjectPortfolioDashboard_Options_General

  • Included Projects (Proyectos incluidos): Por defecto, se filtran los proyectos de los que seamos propietarios y aquellos cuyo trabajo restante sea superior a cero. Sin embargo, se pueden configurar filtros adicionales según los siguientes campos: Coste, EPT, Fecha de Fin, Propietario, Departamento del proyecto, Trabajo restante, Fase (del flujo de trabajo), Fecha de Inicio, Trabajo y Fase (del flujo de trabajo):

ProjectPortfolioDashboard_Options_IncludedProjects

  • Available Filters (Filtros Disponibles): En este apartado se pueden definir los filtros disponibles en los diferentes tipos de informes. Como en los casos anteriores, el sistema viene configurado con una serie de filtros out-of-the-box pero se pueden añadir algunos más (o quitar los existentes):

ProjectPortfolioDashboard_Options_AvailableFilters

  • Sections (Secciones): Este apartado es, desde mi punto de vista, el más vistoso ya que permite indicar para cada una de las secciones del Dashboard la distribución de zonas de su diseño y los gráficos a mostrar en cada caso. Como se puede observar en la imagen, el número y tipo de gráficos disponibles es considerable y permite generar un cuadro de mandos bastante llamativo:

Conclusiones

Como se ha podido comprobar, gracias a este nuevo add-in se facilita muchísimo la creación de un cuadro de mandos vistoso y la generación de informes que nos permitan controlar fácilmente el estado de los proyectos y de nuestros recursos.

Sin embargo, en estos momentos, además de cierta dificultad en su instalación hemos detectado que la interfaz está sólo en inglés, aunque nuestra instancia de PWA tenga el español como idioma por defecto, pero esto serán cosas que se irán mejorando en el futuro.

Lo que no parece que exista por el momento es la posibilidad de obtener datos de listas de Sharepoint de los sitios de proyecto y poder consolidar esta información en forma de gráfico, como sí podemos hacer con PowerQuery. No obstante, está claro que el salto cualitativo para la generación de informes es muy grande.

En una próxima entrada veremos los informes disponibles para cada uno de los apartados de nuestro Dashboard y generaremos uno nuevo desde cero.

 

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