Gestión de proyectos en Office 365: ¿listas de tareas, Planner o Project Online?

En esta entrada voy a comentar las ventajas e inconvenientes para la gestión de proyectos que presentan las diferentes opciones que nos ofrece actualmente Microsoft. En realidad, las mayores diferencias radican en su ámbito de aplicación: usar Project Online para proyectos muy, muy sencillos es como matar moscas a cañonazos, por ejemplo…

Como bibliografía, he revisado estas dos entradas de otros compañeros:

http://psbehindthescene.blogspot.com.es/2016/12/project-planner-action-list-tools.html

https://myprojectserver.wordpress.com/2016/09/02/listas-de-tareas-vs-planner-vs-project/

A continuación comentaremos sus pros y contras y el uso adecuado para cada uno de ellos.

Lista de tareas

Ventajas

  • Crear y asignar tareas a usuarios
  • Indicar avance de la actividad por % completado
  • Vincular tareas con sus predecesoras
  • Notificar mediante correo cuando se le asigna una actividad a un usuario o a varios.
  • Posibilidad de generar vistas por avance, gantt, tareas próximas, por recursos…
  • Sincronizable con Project Profesional
  • Es parte de Sharepoint Online.

Inconvenientes

 

  • Se debe crear una lista de tareas por proyecto.
  • No existe una visión de “Centro de proyectos” como en Project Online, con lo que es complejo para los usuarios localizarlas. No obstante, se puede solucionar con algo de desarrollo o con los webparts de búsqueda.
  • No es posible generar out-of-the-box un gráfico de avance (sólo el Gannt).

Uso recomendado

Según mi experiencia, es útil para mantener un control mediante un diagrama de Gannt para proyectos no demasiado complejos. Por ejemplo, actualmente estoy llevando la gestión de un proyecto mediante una lista de Sharepoint agrupando las tareas según las áreas presupuestadas en el pliego de tal forma que tengo el control del tiempo dedicado respecto al estimado:

lista_tareas

Planner

Ventajas

  • Intuitivo y de fácil uso. Curva de aprendizaje pequeña.
  • Es posible tener una visión centralizada de los proyectos.
  • Dispone de gráficos de avance y de estado de cada proyecto y del conjunto de los mismos.
  • Organización de las actividades por fases.
  • Asignación de un correo electrónico y un calendario a cada proyecto (Grupos de Exchange)
  • Se dispone del Bloc de notas (OneNote) y de bibliotecas de Sharepoint para guardar la documentación de cada proyecto.
  • Informe de lista de actividades dentro de la tarea principal
  • Forma parte del Office 365.

Inconvenientes

 

  • El informe de avance es sólo por estado, no por porcentaje de avance.
  • No se pueden relacionar actividades de forma jeráquica (predecesoras).
  • Sólo es posible asignar un único recurso a cada tarea.
  • No existe escala de tiempo ni diagrama de Gannt

Uso recomendado

Según nuestra experiencia, no es un producto adecuado para la gestión de proyectos ya que pronto se queda corto. Sí es útil para la gestión de tareas: incidencias, bolsas de horas…

planner-general-availability-1

Project Online

Ventajas

  • Control detallado de la planificación de los proyectos, los recursos, calendarios y asignaciones de tareas.
  • Control de las horas trabajadas por los recursos.
  • Gestión del Valor Ganado.
  • Gestión de Líneas base.
  • Integración con Sharepoint Online (sitios de proyecto, por ejemplo).
  • Informes nativos integrados y personalizables.
  • Posibilidad de integración con Power BI.
  • Gestión de riegos, incidencias y entregables out-of-the-box.

Inconvenientes

  • Es un producto complejo, con una curva de aprendizaje elevada para algunos tipos de usuarios.
  • Son necesarios conocimientos avanzados en gestión gestión de proyectos para sacar el máximo rendimiento del producto.
  • Hay que comprar licencias adicionales al ser un producto aparte.
  • No hay un correo electrónico asociado al proyecto a no ser que se cree un buzón de sitio.

Uso recomendado

Obviamente, es el producto adecuado para la gestión de proyectos mínimamente complejos. Además, permite la gestión de la cartera de proyectos, programas, recursos, flujos para la Gestión de la Demanda o de la Cartera

0068-project-center-online-without-taskbar

 

 

Anuncios