Migrar Project Server 2013 – 2016 a Project Online

Vamos a empezar la serie de posts sobre cómo migrar desde las diferentes versiones de Project Server a Project Online por las más fáciles: Project Server 2013 y Project Server 2016. Y son las más fáciles al ser las últimas versiones On Premise del producto, con lo que, si las tenemos actualizadas (especialmente la versión 2013), será bastante “sencilla” la migración a Project Online.

Y digo “sencilla” porque, a fin de cuentas, debemos replicar la configuración que tengamos actualmente On Premise en el entorno Online. Y, no sólo eso, también hay que valorar si nos llevamos toda la información que se tenga de los proyectos a la nube o se empieza desde cero y se mantiene el entorno On Premise como histórico. Así que, como es de imaginar, cuánto más complejo sea nuestro sistema y cuantos más proyectos mantengamos en el mismo, más complejo será migrar la información a Project Online.

Hay que tener en cuenta también que los desarrollos personalizados mediante código servidor no va a ser posible llevárselos a la nube tal cual. Habría que valorar si su funcionalidad es realmente necesaria y, en caso afirmativo, ver cómo es posible sustituirla: Remote Event Receivers, Logic Apps, Apps…

En resumen, para poder migrar desde Project Server a Project Online tenemos las siguientes tres opciones (y sus combinaciones):

  • Realizar la migración de forma manual.
  • Realizar la migración mediante desarrollo personalizado.
  • Realizar la migración utilizando software de terceros.

Migrar a Project Online de forma manual

En este caso,  se trataría de reproducir toda la configuración que se tenga en el entorno On Premise en la nueva instancia de PWA de Project Online. Se puede utilizar esta opción en caso de que se tenga una configuración muy sencilla, con pocos campos, vistas, flujos no demasiado complejos, configuración de seguridad prácticamente out-of-the-box…No obstante, aunque la configuración sea compleja, siempre se puede valorar el reproducirlo todo de nuevo mediante este método si se dispone del personal adecuado y no hay una fecha límite muy cercana en el tiempo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que al crearse desde cero todos los objetos en Project Online, su identificador interno, el GUID, cambiaría en el nuevo entorno. Esto dificultaría la importación de los flujos ya que usan este GUID para enlazar con los campos personalizados que se hayan creado. Así pues, los flujos se importarían, pero habría que reconfigurar todas las acciones que hicieran referencia a los mismos: cuánto más complejos los flujos, más complejo el rehacerlos y más posibilidades de error humano.

Respecto a la configuración de seguridad, algo parecido: cuánto más compleja, más propensión al error al reproducirla de forma manual en Project Online.

Más difícil de asumir es migrar la información relativa a los proyectos de esta forma, sobre todo si estamos hablando de cientos de proyectos…Si son pocos, entonces podríamos plantearnos subir la información de  los proyectos abriéndolos uno a uno desde Project Pro y publicándolos desde ahí en Project Online.

Lo mismo respecto a los sitios de proyecto, sólo es posible generarlos manualmente si son pocos y no tienen muchos documentos. En todo caso, se podría hacer que fuesen los propios Project Managers los encargados de subir la documentación relativa a sus proyectos a la nube.

Migrar a Project Online mediante desarrollos personalizados

Esta opción nos permite migrar tanto los proyectos existentes como su configuración (campos personalizados, vistas, etapas y fases de los flujos de trabajo), así como los sitios de proyecto. Podemos optar por cualquier tipo de desarrollo basado en el  API CSOM de Project Server y de SharePoint, lo que nos permite acceder tanto al origen como replicar la información en el destino. Lo habitual sería utilizar desarrollos basados en Powershell, aprovechando los ejemplos de la documentación del API así como la galería de scripts existentes.

Mediante este método, además de automatizar y minimizar el error humano, disminuiría el tiempo de pase a producción. Esto es importante en el caso de que se quiera migrar también la información de los proyectos existentes y “cortar” con el entorno On Premise a partir de una fecha en concreto, con lo que se requiere haber probado la migración varias veces con anterioridad y asegurar que los resultados de la misma son los deseados.

Por contra, esta solución quizás no tiene demasiado sentido si la configuración de nuestro entorno es muy sencilla y el tiempo de desarrollo de los scripts es mayor al esfuerzo necesario para replicar la configuración de forma manual. En todo caso, se pueden combinar ambos para no perder los GUID’s de los campos personalizados, lo que facilitaría la carga manual de los flujos de trabajo.

Migrar a Project Online utilizando software de terceros

Como ya he comentado en alguna entrada anterior, la mejor herramienta de terceros que yo conozco y con la que he trabajado es “Fluent Books for Project Server“. Incluso he vuelto a realizar una búsqueda para ver si encuentro otra que permita migrar a Project Online pero tras dedicar media hora en Google no he encontrado nada. Si alguien conoce otro producto parecido, por favor, que me lo haga saber. Y vuelvo a recalcar que no recibo ningún tipo de contraprestación por parte del fabricante por hacer publicidad de sus productos, tonto de mí 🙂

Con este software se puede migrar tanto la configuración de Project Server (incluida la seguridad) como el contenido (es decir, los proyectos). Incluso permite subir a la nube el contenido de SharePoint que se tenga a nivel de la colección de sitios de PWA así como todos los sitios de proyecto junto con su contenido.  También permite obtener un informe previo de lo que se va a migrar y otro con el resultado de la migración y de los posibles errores que se hayan podido producir. Las versiones de Project Server soportadas son la 2010, 2013 y 2016.

La migración puede durar varias horas, dependiendo de lo complejo de nuestra configuración y de la cantidad de proyectos a subir a la nube. Desde mi experiencia personal puedo decir que en un entorno de complejidad media el proceso duró un par de horas más o menos. Sin errores en este caso. También se puede realizar la migración en varios pasos, puesto que se puede seleccionar qué se desea migrar cada vez. Por ejemplo, podemos subir la configuración y ver que está todo bien y, en otro momento, cargar los proyectos.

Desde mi punto de vista es la mejor opción en caso de tener sistemas de una complejidad media o alta y/o con una gran cantidad de proyectos a migrar. Lo único a valorar es el coste de la licencia, aunque no recuerdo que fuese especialmente caro.

Cuadro resumen de opciones según nuestro entorno On Premise

Configuración sencilla Configuración compleja
Pocos proyectos Podemos plantear una migración manual o una mixta junto con algún desarrollo a medida. Migración mediante scripts de powershell. No obstante, si la fecha de pase a producción es flexible y se ajusta a presupuesto podemos plantear también una solución mixta adoptando migración manual y scripts de poweshell
Muchos proyectos En este caso se podría optar por reproducir de forma manual la configuración y utilizar scripts para llevarnos los sitios de proyecto a la nube. También se podría utilizar alguna herramienta(*) tipo Sharegate o Content Matrix de Metalogix para migrar el contenido de SharePoint  Según mi opinión, la mejor opción sería usar software de terceros, es poco probable que el precio de la licencia sea superior al coste de realizar los scripts necesarios para migrar toda la configuración, los sitios de proyecto y probar que todo queda bien.

(*)Tampoco recibo contraprestación por hablar de estos productos, bastante conocidos por otro lado.

Conclusiones

Migrar desde Project Server 2013 o 2016 a Project Online es la opción que presenta menos inconvenientes técnicos, al tener disponible para ambas versiones OnPremise y también para la Online un API que permite acceder a sus objetos y reproducirlos desde un entorno a otro. Sin embargo, como ya veremos más adelante, en las versiones más antiguas de Project Server las herramientas de desarrollo son menos completas y no es posible acceder a toda la información con la misma facilidad, lo que difulta la migración.

Por otro lado, si se parte de entornos complejos con mucha información histórica que no se quiere perder en el traspaso a la nube, es posible utilizar herramientas de terceros que nos permiten realizar esta migración con mucha rapidez y fiabilidad.

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