Gestión de proyectos en Office 365 – Microsoft Teams: productividad para equipos

Dentro de los servicios disponibles en Office 365Microsoft Teams es uno de los más útiles para la gestión de proyectos, por todo lo que aporta de cara a la mejora de la productividad de los equipos y la consecución eficaz de los objetivos planteados. ¿Y qué nos aporta exactamente? Veamos…

  • Chat de grupo
  • Videollamadas
  • Gestión documental
  • Wiki
  • Versión para dispositivos móviles
  • Personalización mediante pestañas y conectores con otras aplicaciones

Muchas cosas, ¿verdad? Y es que se debe entender Microsoft Teams como un concentrador de aplicaciones, un entorno especialmente diseñado para facilitar el trabajo colaborativo de los equipos que desarrollan una labor en común. Teams es una herramienta que hace transparente a los usuarios el uso de los servicios de productividad que ofrece Microsoft en la nube. Ahora lo comprenderemos un poco mejor.

Chat de grupo

Para poder colaborar, necesitamos comunicarnos de la mejor manera posible. Es por esto que uno de los pilares de Microsoft Teams es la posibilidad de entablar un chat en cualquier momento con uno o varios miembros de los equipos. El chat puede ser público, en el “muro” del canal, con lo que existe un histórico de lo que se ha ido comunicando y tratando de forma conjunta. Es una herramienta eficaz para que todo el equipo esté al corriente de las diferentes visicitudes que se hayan dado. Por otro lado, también puede ser privado, entre uno o varios miembros.

Microsoft Teams

Videollamadas

A veces no es suficiente un chat para poder tratar un tema o resolver una cuestión. Desde Teams también es posible realizar videollamadas entre uno o varios miembros del equipo. Estas videollamadas pueden iniciarse en el momento o programarse como  una reunión, en un día y hora en concreto. De esta forma, los miembros del equipo pueden reunirse virtualmente y trabajar de forma deslocalizada con sólo disponer de internet. Esto facilita la comunicación, reduce costes al disminuir el númer de desplazamientos necesarios y aumenta las posibilidades de impartir formación. Además, las videollamadas pueden grabarse para revisarse a posteriori.

Teams Video Conference

Gestión documental

Como ya hemos comentado, Microsoft Teams ofrece de forma transparente diversos servicios o herramientas disponibles en Office 365. En este caso, la gestión documental se base en SharePoint, en una biblioteca de SharePoint para ser más concretos. Gracias a esto, se pueden almacenar y organizar los archivos del equipo así como mejorar la colaboración en la elaboración de documentos gracias a funcionalidades como, por ejemplo, la coautoría en todo el paquete Office: Word, Excel, PowerPoint y One Note.

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Wiki

Otra funcionalidad basada en SharePoint es la pestaña con la Wiki. De esta forma, el equipo puede mantener actualizada todo tipo de información como, por ejemplo, manuales de operaciones.

Versión para dispositivos móviles

Microsoft quiere que todos los servicios que ofrece en Office 365 mejoren la productividad de los usuarios. Y no es posible ser productivo si sólo podemos usarlos desde nuestro equipo de sobremesa o portátil: tendríamos que desplazarnos siempre con él y habría múltiples situaciones en las que no podríamos utilizarlos. Es por esto que Microsoft Teams dispone de versiones para diferentes dispositivos y sistemas operativos: Windows, Apple y Android. De esta forma, podemos visualizar la documentación o charlar con el equipo desde nuestro dispositivo móvil o permitir que nuestro equipo de ventas se desplace a clientes llevando un tablet en lugar de cargar con un portátil.

Personalización mediante pestañas y conectores con otras aplicaciones

Como ya hemos comentado, Microsoft Teams es un concentrador, un hub configurable de las aplicaciones y servicios de Microsoft Office 365 y, también, de otras aplicaciones de terceros. De esta forma, es posible añadir una o varias pestañas y conectar con las aplicaciones disponibles para Teams:

Teams Tab

Así, el equipo puede configurar su espacio de trabajo con aquellas herramientas que le sean de más utilidad: no todos los equipos necesitan de las mismas aplicaciones para llevar a cabo su trabajo, depende del tipo de proyecto o labor a realizar. Entre ellas, podemos destacar la siguientes:

Se puede consultar el listado completo de aplicaciones disponibles en el siguiente enlace: https://products.office.com/es-es/microsoft-teams/apps

 

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