Gestión de proyectos en Office 365 – Microsoft Planner

En el post anterior hablamos de Microsoft Teams como herramienta de productividad para equipos, iniciando la serie en la que trataremos los diferentes servicios que ofrece Microsoft para la gestión de proyectos y colaboración. En esta entrada vamos a hablar de Microsoft Planner, que es el servicio que ofrece Microsoft para la gestión de tareas y, por tanto, de proyectos.

Empezar con Microsoft Planner

Una vez nos hemos logado en Microsoft Planner debemos crear un primer “plan” para empezar a trabajar: se deben indicar diferentes aspectos como el nombre que le vamos a dar al plan (o proyecto, para que nos entendamos todos) o quién puede verlo (toda la organización o usuarios agregamos manualmente).

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Organizar las tareas

A partir de aquí, ya podemos ir creando tareas y agruparlas por “Cubos” o “Depósitos” (podemos encontrar documentación que se refiera al mismo concepto usando cualquiera de estos dos términos). Estos elementos son el sistema que nos ofrece Planner para organizar o agrupar las tareas de una forma lógica para la organización del trabajo: por ejemplo, fases de un proyecto, tipos de trabajo, departamentos…

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Crear y configurar tareas

Para cada una de las tareas podemos completar la siguiente información mínima:

Pero, además, podemos realizar todas estas acciones adicionales con las tareas, dependiendo del uso que se desee hacer de las mismas:

Hacer seguimiento de las tareas

Dentro de Microsoft Planner tenemos diferentes informes (pocos por el momento, pero útiles, Microsoft está trabajando en aumentar su número con el tiempo) que nos permiten hacer un seguimiento de las tareas. De esta forma podemos controlar cosas como, por ejemplo:

  • Tareas que están fuera de plazo
  • Tareas finalizadas
  • Personas que están sobrecargadas de trabajo

Planner Report

Además, existe una vista en formato calendario para las tareas: así es más fácil ver la duración de las mismas y las tareas que deben completarse en una fecha en concreto:

Microsoft Planner Schedule View

Seguridad

En la parte superior de Planner se puede ver el listado de miembros que pertenecen al Plan en le que nos encontramos.

Miembros de Planner

Se pueden agregar nuevos miembros o eliminar a los que ya no pertenezcan al mismo. Lo que tenemos que tener claro es que el usuario que crea el plan es el propietario (entiéndase como administrador) del mismo. El resto de usuarios a los que agrega al plan entran como miembros pero no como administradores. Si se desea hacer a alguno propietario, por el momento sólo es posible desde el grupo de Office 365 que se crea asociado el plan.

Uso desde Teams

Es muy probable que dentro de uno de los canales de nuestro equipo sea necesario añadir una pestaña con Planner, de forma que se pueda acceder de una forma sencilla a la  gestión de las tareas del proyecto. Como vimos en el post anterior, es muy sencillo añadir una nueva pestaña y crear un nuevo plan para nuestro canal:

Add Planner Tab

No obstante, también podemos utilizar un plan que ya tengamos creado y embeberlo dentro de Teams:

Añadir o usar un plan existente

No obstante, hay que tener en cuenta que, aunque la mayoría de funciones disponibles en Planner también las podremos realizar cuando está embebido en una pestaña de Teams, hay ciertas cosas que, por el momento, no podemos hacer desde este entorno:

  • Marcar planes como favoritos
  • Eliminar un plan
  • Ver el progreso de un plan
  • Recibir correos electrónicos sobre las tareas
  • Agregar usuarios a un plan: No al nivel del plan, Sí al nivel del canal en Teams
  • Ver las tareas en un calendario
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